Sabias que en las organizaciones existe un alto porcentaje (80% al 85%) de información no estructurada que se encuentra a nivel de los usuarios y un porcentaje mucho menor del conocimiento (un 20% aproximadamente) almacenado en diferentes bases de datos o repositorios, y adicionalmente no se encuentra integrado e interconectado. Sin hablar de la pérdida del conocimiento por un sin número de variables, entre las que podemos nombrar:
- Transferencia de conocimiento de manera autodidacta o mediante el compañero de trabajo
- Desactualización de las prácticas del negocio por la implantación de nuevas prácticas
- No existen responsables por la transferencia de conocimiento
- Desactualización de la documentación de las prácticas y procesos de negocio
- Rotación de personal
- Cultura no acostumbrada a documentar y transmitir el conocimiento
- No se cuenta con tecnologías adecuadas para almacenar y compartir el conocimiento
Las organizaciones se desenvuelven en un contexto que cambia constantemente y deben adaptar su comportamiento en base a el conocimiento acerca de sí misma y del mundo en el cual se desarrolla.
Da allí la importancia que para innovar, ser ágil y competitiva las organización deben desarrollar las capacidades para aprender con mayor rapidez que los competidores, quizás sea la única ventaja competitiva, como decía, Peter Senge.
Se deben convertir en un «cuerpo que aprende», que es capaz de crear, adquirir, organizar, ampliar, renovar y compartir su conocimiento, y de aplicar este conocimiento para determinar su comportamiento.
Unifiquemos el lenguaje, cuando hablamos del patrimonio intelectual de una empresa, o Capital Intelectual nos referimos a tres pilares fundamentales :
El capital humano se refiere al conocimiento explícito o implícito, útil para la empresa, que poseen las personas que trabajan en ella, así como su capacidad para regenerarlo, es decir, su capacidad de aprender. Una forma sencilla de distinguir el Capital Humano es que la empresa no lo posee, no lo puede comprar, sólo contratarlo durante un período de tiempo.
El capital estructural es el conocimiento que la organización consigue formalizar, explicitar y sistematizar, y que en un principio puede estar latente en las personas y equipos de la empresa.
Quedan incluidos todos aquellos conocimientos estructurados de los que depende la eficacia y eficiencia interna de la empresa: los sistemas de información y comunicación, la tecnología disponible, los procesos de trabajo, las patentes, los sistemas de gestión. Esto es propiedad de la empresa, queda en la organización cuando las personas la abandonan. Un sólido Capital Estructural facilita una mejora en el flujo de conocimiento e implica una mejora en la eficacia de la organización.
El capital relacional se refiere al valor que tiene para una empresa el conjunto de relaciones que mantiene con el exterior. La calidad y sostenibilidad de la base de clientes de una empresa y su potencialidad para generar nuevos clientes en el futuro, son cuestiones clave para su éxito, como también lo es el conocimiento que puede obtenerse de la relación con otros agentes del entorno (alianzas, proveedores, etc.).
Entonces ¿cómo podemos incrementar, cuidar y proteger el conocimiento clave y crítico para el negocio?
Lo primero es dar respuestas a estas preguntas :
- ¿Cuál es el conocimiento clave y crítico del negocio?
- ¿Cuáles conocimientos son los más significativas para el crecimiento del negocio?
- ¿Cuál es el impacto actual y futuro de las áreas de conocimientos en los indicadores claves de desempeño?
- ¿Cuál es el estado de nuestras áreas de conocimiento y dónde están las brechas?
- ¿Tu conocimiento actual te permite competir en el corto y mediano plazo?
- ¿Qué conocimiento necesitas para innovar?
- ¿Cuál conocimiento pone en riesgo la operación del negocio?
- ¿Los objetivos no alcanzados están relacionados con la falta de conocimiento?
- ¿Quién tiene el cocimiento clave? ¿Cuáles son los conocimientos con alto riesgo de perderse y cuesta más reponerse?
- ¿Qué conocimiento es tácito, explicitó o relacional?
- ¿Cómo atraes y proteges al personal con el conocimiento clave del negocio?
Factores a tomar en cuenta para implantar una estrategia y proceso para gestionar el conocimiento en tu organización:
- Declaración estratégica del Conocimiento como parte de la esencia y valores organizacionales
- Compromiso manifiesto de la Dirección y lideres del negocio
- Abordaje de manera sistémica, es decir, alineando los elementos organizacionales Estrategia-Procesos-Gente y Tecnología
- Definir las necesidades presentes y futuras de la organización
- Definición clara de los objetivos y métricas para medir el logro de los mismos
- Definir el proceso de gestión del conocimiento, roles y responsabilidades de los actores clave
- Identificación de los tipos y fuentes de origen del conocimiento
- Tecnología y herramientas que permitan compartir el conocimiento
- Asegurar que el contenido e información en los repositorios sea actualizada , aplicable y fácil de acceder
- Gestión efectiva del cambio cultural de manera de crear las condiciones adecuadas para motivar e incentivar en el personal y expertos a identificar, generar, documentar y compartir el conocimiento
- Definir los espacios y tiempo para generar, documentar y compartir el conocimiento
- Premiar y reconocer el compartir el conocimiento en lugar de monopolizarlo
Son muchas las organizaciones que dependen de unas pocas personas sobre un conocimiento específico, que en caso de que salgan de la organización generan un impacto en la continuidad operativa, o sub utilizan la tecnología instalada por la falta de usuarios con el conocimiento adecuado, estos son algunos de los problemas que pueden ser resueltos a través de una efectiva gestión del conocimiento.
En los años que tenemos acompañando la implantación de esta disciplina, a través de nuestro modelo, recomendamos iniciar midiendo la madurez de la gestión del conocimiento en la organización y comprendiendo las necesidades del negocio para luego definir la estrategia ,más adecuada a su contexto, cultura y capacidades.
Son muchas las lecciones aprendidas que podemos compartir contigo si es de tu interés conocer más sobre esta herramienta estratégica de gestión
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