Mientras que el cambio organizacional requiere más de diez tips, aquí podrás encontrar algunos elementos claves que debes tener en mente cuando planeas, anuncias, implementas y comunicas una iniciativa de cambio:

1. Recuerda que no hay una “manera perfecta” de comunicar el cambio

El cambio es incómodo y adaptarse a este puede ser desastroso. Las tareas y responsabilidades pueden fácil de listar, pero el comportamiento y  hábitos a largo plazo no son fáciles de cambiar. Es necesario reunir información externa, solicitar perspectivas y adaptar los enfoques para su organización y equipo.

2. Empieza por preguntarte a ti mismo ¿qué exactamente está cambiando? y ¿por qué?

Muchos programas para promocionar el cambio son pesados. Se debe entender cuál es la jerga de la organización, cuáles son las frases “de moda” y qué significan en la realidad del día a día en las personas de la organización. Debes lograr hacer ese link, ser capaz de ir a las raíces de lo que estás tratando de alcanzar desde una perspectiva del comportamiento organizacional y darle vida a esa jerga.

3. Reconoce cuáles resultados quieres, idealmente, tanto de la iniciativa de cambio como del programa o táctica de comunicación

¿Cuál es la llamada a la acción para el programa de comunicación? ¿Cuál es la llamada a la acción para la táctica específica de comunicación? ¿Qué cambios sistemáticos o en las operaciones están en camino a proveer un marco para los resultados y comportamientos deseados?

4. Incluye a estrategas de la comunicación en el inicio de las discusiones acerca del cambio

A menudo los comunicadores son involucrados después de que el proyecto de cambio ha avanzado, cuando las filtraciones y rumores han empezado. El abogado corporativo o el MBA, con una o dos clases en PowerPoint no está calificado para entender cómo reaccionarán las personas de la organización al cambio y qué información necesitarán. Se necesita de personas que tengan experticia en el campo de las comunicaciones.

5. Comparte información con los colaboradores tan pronto sea posible

Existe un real dilema en las compañías, donde la comunicación de los inversores no es una prioridad y los trabajadores escuchan acerca de la reingeniería o fusión de la organización en la radio mientras van camino a casa. En estas situaciones, una vez que el miedo y la inseguridad  se acentúan, se pierde mucho tiempo para regresar al orden, al entendimiento y productividad. Mucha gente regresará a sus escritorios actualizando sus curriculum y llamando a reclutadores de empleo si no son informados a tiempo y por las vías adecuadas.

6. Ten en mente que la cantidad está bien, pero la calidad y la consistencia son cruciales.

La mayoría de los CEO y gerentes suelen decir “No puedes comunicar mucho”, pero si puedes comunicar mucha información insensible. No debes comunicar mucha información substancial y significante.

7. Longevidad

Recuerda que el esfuerzo por el cambio inicia con el anuncio de una implantación tecnológica o iniciativa de cambio. Muchos líderes y gerentes subestiman el tiempo requerido por un ciclo de cambio. Es por esto que numerosos reportes indican el bajo rendimiento de las organizaciones durante este tipo de iniciativas. Tal como Roma no fue construida en un día, tampoco las personas de una organización cambiarán en unas semanas, incluso tampoco en un año. Piensa en ello como el cambio de algunos hábitos muy arraigados. Eso es lo que estás haciendo.

8. Recuerda usar una variedad de vías y vehículos de comunicación.

Algunas organizaciones cometen el grave error en usar solo una manera o vía para comunicar, tal lo es el email o la intranet de la compañía. Redundancia y repetición son de ayuda en crear un programa efectivo de comunicación: aparte del envío de información vía email, puedes apoyarte en  medios impresos como pendones, afiches, folletos, material POP, etc.

9. No confundas el proceso, la visión, los equipos de cambio, la planificación y las interminables presentaciones de PowerPoint con la comunicación

Mientras que esas reuniones y procesos pueden ser vehículos de comunicación si son diseñados y llevados a cabo en el contexto de un programa más amplio, estas no son adecuadas para satisfacer las necesidades de la comunicación del cambio.

10. Dale a la gente múltiples oportunidades para compartir preocupaciones, hacer preguntas, ofrecer ideas y haz del seguimiento a las respuestas y actualizaciones un prioridad

Mientras más gente este involucrada en el proceso, menos serán los que se salgan por la puerta o peor, quedándose y actuando como saboteadores internos.

Estos 10 tips proporcionan alimento para el pensamiento, más no están diseñados para satisfacer las necesidades específicas de una organización o situación.

A fin de que un plan de comunicación sea efectivo, este debe adaptarse a las necesidades específicas de su organización, equipo o situación.

Fuente: inc.com