Todo proceso de cambio genera ansiedad e incertidumbre en las personas, sobre todo cuando el proceso involucra cambios complejos que no solo van en la forma en que se hacen las cosas, sino en la forma como se piensan, se ven y se sienten. Como se dice en el mundo ágil cambios en el “SER” y el “HACER”.
Cuando hablamos de transformarnos en equipos ágiles estamos hablando de cambios complejos para los equipos, y que mejor manera de reducir la ansiedad, que involucrar a las personas en el diseño y la concepción de su nueva forma de “SER” y “HACER” las cosas.
Se preguntarán ¿Cómo hacemos esto?, existen muchas formas y marcos metodológicos que nos brindan herramientas de soporte que podemos comenzar a aplicar, para en lugar de deducir y suponer lo que puedan necesitar y como deberían organizarse, construir con ellos en la medida en que la organización lo permita el equipo que necesitan ser.
A continuación, algunas herramientas para hacer a las personas protagonistas de su propio cambio:
1.- Involucrarlos en la construcción del equipo: tenemos herramientas como el Teams Canvas o el Purpose to Practice (estructuras liberadoras) que pueden ser muy útiles en las primeras etapas de la conformación del equipo, para ver la imagen a alto nivel del mismo e identificar posibles brechas que deben cubrirse. Entre algunos de los ejes tenemos:
a. ¿Quiénes forman parte del equipo?: funciones y objetivos (personales y comunes) b. ¿Por qué está haciendo el equipo lo que está haciendo?: propósito y valores c. ¿Cómo son los miembros del equipo?: sus fortalezas, debilidades y necesidades d. ¿Cómo el equipo va a conseguir lo que necesita?, ¿cómo va a lograr sus objetivos?: las normas y actividades
2.- Formar CoEs y CoPs: Crear en la organización grupos que colaboren con la transferencia del conocimiento, dónde sean los mismos colaboradores quienes participen y formen un grupo autogestionado, dónde los facilitadores, los encuentros y los temas sean propuestos por los participantes.
a.- CoEs: Son centros de excelencia formados por especialistas dentro de la organización que van a identificar técnicas a aplicar, compartir las mejores prácticas y experiencias, brindar asesoría y respaldo a los equipos. Suele estar formado por Coach, Scrum Master, y especialistas.
b.- CoPs: las comunidades de prácticas usualmente iniciadas e impulsadas por las COES, son espacios para compartir y transferir el conocimiento, lo ideal es que este espacio poco a poco se vaya autogestionando y sean los participantes quienes tomen la iniciativa de investigar y compartir temas con el resto, con el apoyo y guía de los especialistas del CoEs.
3.- Generar comunidades de promotores /agentes de cambio / Influencers: ¿quiénes mejores que los mismos empleados para impulsar el cambio? generar estas comunidades crea un canal para retroalimentar lo que se está viviendo en el día a día con el cambio, además de promover e impulsar, los eventos, formaciones y las mejores prácticas que se están implementando dentro de la organización, además que se convierten en espacios para compartir prácticas y conocimiento.
4.- Generar espacios de feedback y conversación: Invitar a los colaboradores a conversatorios, focus group, sesiones de retrospectivas, lecciones aprendidas o espacios destinados a conversar ya escuchar el cómo están viviendo el cambio, hablar abiertamente de sus expectativas e incertidumbres, ayuda a disminuir la ansiedad y sentirse atendidos.
5.- Otros espacios para compartir información: Foros, Charlas, World café, master class, por mencionar algunos son espacios formales de información dirigidos a toda la organización o por segmentos que suelen ser de gran ayuda para alinear y difundir mensajes claves es espacios que invitan a la interacción y también a conocer lo que viene, beneficios y razones para cambiar.
Como verán las opciones son muy diversas, es cuestión de planificar cuál se adapta a la cultura organizacional y cuál es el mejor momento para comenzar a implementarlas, probar e iterar hasta encontrar las prácticas que generen más valor para los colaboradores y para el cambio que estamos impulsando.
Nuestro propósito:
“Contribuir a la evolución humana provocando el cambio y la reinvención constante”
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