En la era digital actual, las organizaciones se enfrentan a cambios tecnológicos constantes y necesitan adaptarse rápidamente para mantenerse competitivas en el mercado. Implementar con éxito proyectos de cambio tecnológico se ha convertido en una prioridad, y una herramienta clave para lograrlo es la gestión de cambio.
En este artículo, exploraremos el concepto de retorno de inversión en gestión de cambio y analizaremos las ventajas que esta inversión brinda a los proyectos de cambio tecnológico.
El retorno de inversión en gestión de cambio se refiere a los beneficios económicos y organizativos que se obtienen al implementar de manera efectiva una estrategia de gestión de cambio en proyectos de cambio tecnológico. Al destinar recursos y esfuerzos a la gestión de cambio, las organizaciones pueden reducir la resistencia al cambio, maximizar la adopción de la nueva tecnología y garantizar una transición fluida para los empleados a operar con el nuevo sistema.
Para medir el retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés) en gestión de cambio, es necesario seguir algunos pasos clave:
Establecer objetivos medibles: Antes de implementar la gestión de cambio, es importante definir objetivos claros y medibles. Estos objetivos pueden incluir la reducción del tiempo de implementación, aumento de la adopción de la tecnología, mejora de la productividad o reducción de costos. Cuantificar estos objetivos permitirá evaluar el éxito de la inversión.
Recopilar datos de línea de base: Antes de implementar el cambio, es fundamental recopilar datos de línea de base para comprender la situación actual. Estos datos pueden incluir métricas relacionadas con el tiempo de implementación, la productividad, la satisfacción de los empleados o los costos asociados al proceso.
Medir los resultados: Una vez implementada la gestión de cambio, se deben recopilar datos periódicamente para evaluar los resultados. Esto puede incluir encuestas de satisfacción, mediciones de adopción de la tecnología, indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la productividad o la eficiencia, y evaluaciones de los costos asociados al cambio.
Comparar con los datos de línea de base: Al comparar los datos recopilados después de la implementación con los datos de línea de base, se puede determinar el impacto de la gestión de cambio. Esto permitirá calcular el ROI en términos tangibles, como el ahorro de tiempo, reducción de costos o mejora en la productividad.
Calcular el ROI: El cálculo del ROI implica comparar los beneficios obtenidos con los costos invertidos. La fórmula básica para calcular el ROI es: ROI = (Beneficio – Costo) / Costo. Los beneficios pueden incluir ahorro de tiempo, aumento de ingresos, reducción de errores o mejora en la eficiencia. Los costos deben incluir tanto los costos directos (por ejemplo, capacitación, recursos adicionales) como los costos indirectos (como tiempo dedicado al cambio por parte del personal).
Evaluar el ROI a largo plazo: Es importante tener en cuenta que el ROI en gestión de cambio no debe evaluarse solo en términos financieros a corto plazo. También se deben considerar los beneficios intangibles, como la mejora de la cultura organizativa, la satisfacción y el compromiso de los empleados, y la capacidad de adaptación futura de la organización.
Algunos aspectos a tener en cuenta para medir el ROI de gestión de cambio, pueden ser:
- Reducir los riesgos que impactan el tiempo de implementación: La gestión de cambio efectiva permite identificar las barreras y obstáculos que pueden impactar la evolución del proyecto y tomar acciones con anticipación para mitigarlos, igualmente una buena gestión de la capacitación y comunicación y de soporte al desempeño, permitirá ser más efectivos al momento de la salida en vivo y reducir el tiempo de la curva de aprendizaje por parte de los usuarios finales.
- Desarrollar el equipo de proyectos como un equipo ágil de alto desempeño. Es de todos sabido la importancia de conformar un equipo con las competencias, habilidades y actitudes, así como con las dinámicas y herramientas de trabajo necesarias para cumplir su rol en el proyecto.
Son muchas las horas que pierden los equipos por la poca integración entre sus miembros, mala comunicación, por tomar decisiones de manera tardía, reuniones interminables que no llegan a nada, las cuotas de poder, la visión de silos, la falta de compromiso y motivación de sus miembros o el desconocimiento de las metodologías a seguir. Todos estos factores impactan de manera negativa en el cumplimiento del plan del proyecto. Cuando se involucra la gestión del cambio desde etapas tempranas puede ser un aliado para la selección del equipo, su integración y acompañamiento, para fortalecer sus competencias y lograr la madurez del equipo, lo que sin duda repercutirá en el incremento del desempeño de sus miembros y en el cumplimiento de los tiempos previstos.
- Mitigación de la resistencia al cambio: Uno de los desafíos más comunes en los proyectos de cambio tecnológico es la resistencia al cambio, al involucrar a los grupos de interés y usuarios impactados, desde las etapas iniciales del proyecto, generar una visión compartida del cambio se fomenta un sentido de propiedad y participación activa. A través de una estrategia adecuada de comunicación aumenta la seguridad y confianza en el proceso, disminuyendo los miedos propios de estos cambios y facilitando la conexión para impulsar el deseo de cambiar con un propósito que beneficie a todos.
- Facilitar la adopción tecnológica: existen innumerables historias de proyectos que tienen una exitosa “salida en vivo del sistema”, pero los usuarios finales no adoptan la nueva forma de operar, lo que impacta los resultados que el negocio espera con la implantación tecnológica. Además de que la etapa de soporte se alarga, incrementándose el número de incidencias y el tiempo de atención para solucionarlas. Lo peor que puede pasar es que ocurra el cambio de tecnología, pero no de la manera de hacer las cosas en la organización. Generando una subutilización de la solución tecnológica.
- Mejora de la productividad y eficiencia: Al asegurarse de que los usuarios comprendan y se sientan cómodos con la nueva tecnología y procesos, se reducen los errores y se mejora la eficiencia operativa. La gestión de cambio permite capacitar al personal de manera efectiva, optimizando así la productividad y facilitar la transición. Los tiempos que se dedican a la capacitación en un plan de implantación tecnológica siempre es una etapa relativamente corta, por tanto, para tener éxito se deben considerar en primer lugar, los facilitadores con las competencias adecuadas, una curricula y plan de capacitación efectivo en los tiempos previstos y acorde a la estrategia de salida en vivo y unos usuarios realmente motivados a aprender.
- Maximización del retorno financiero: Si bien la inversión en gestión de cambio puede parecer un costo adicional en el presupuesto del proyecto, en realidad puede generar un retorno financiero significativo. La fórmula de Pareto del 80 – 20 es aplicable a la inversión en Gestión de cambio, es decir invierte el 20% de los recursos en Gestión de cambio asegurar el 80% de los resultados. Al disminuir los riesgos de la implementación, aumentar la adopción de la tecnología y mejorar la eficiencia, se obtiene un retorno de inversión más rápido y sostenible.
Medir el retorno de inversión en todo proyecto es una tarea importante y más aún en gestión de cambio, que se puede tener la idea de ser algo intangible, pero es esencial para garantizar el éxito de los proyectos de cambio tecnológico en las organizaciones.
Existen muchas concepciones con respecto al aporte y valor agregado de la gestión de cambio, hay quien piensa que no es necesario y otros que es un factor de éxito, la única manera de saberlo es con hechos y datos. Innumerables investigaciones nos han demostrado que entre las razones principales del fracaso de los proyectos en su mayoría tiene que ver con los factores atribuidos a la Gente y es dónde a veces menos invertimos.