¿Cuántos miles de dólares pierden las empresas anualmente por ineficiencias y retrabajo en la ejecución de los procesos, o por productos mal elaborados o clientes mal atendidos, o por los altos índices de accidentes laborales, o por el esfuerzo de selección y capacitación derivados de la alta rotación de personal en algunos cargos?
Pueden existir diferentes causas que impactan la productividad y eficiencia de las operaciones, pero sin duda una de las más comunes es la falta de conocimiento y experticia del personal.
En las organizaciones existe un alto porcentaje (80% al 85%) de información no estructurada que se encuentra a nivel de los colaboradores
Y un porcentaje mucho menor del conocimiento (un 20% aproximadamente) almacenado en diferentes bases de datos o repositorios, y adicionalmente no se encuentra integrado e interconectado. Sin hablar de la pérdida del conocimiento por un sin número de variables:
- Transferencia de conocimiento de manera autodidacta o mediante el compañero de trabajo
- Desactualización de las prácticas del negocio por la implantación de nuevas prácticas y cambios tecnológicos
- No existen responsables por la transferencia de conocimiento
- Desactualización de la documentación de las prácticas y procesos de negocio
- Rotación de personal
- No dedicar tiempo a documentar el conocimiento
Si a ello le sumamos que vivimos en un mundo acelerado donde no alcanza el tiempo, la velocidad de aprender de manera ágil, se hace cada vez más imperiosa y el tiempo que dedicamos al aprendizaje es realmente limitado y los mecanismos para documentar y compartir el conocimiento no son lo suficiente efectivos para transferir la información adecuada en el momento adecuado.
Esto nos lleva a preguntarnos ¿la forma cómo estamos gestionando el conocimiento es el adecuado? ¿Estamos resolviendo los problemas derivados de la falta de conocimiento?
¿los medios y mecanismo que estamos utilizando están siendo efectivos? ¿Estamos utilizando adecuadamente el conocimiento experto? ¿La cultura organizacional ayuda a preservar y transferir el conocimiento o por el contario es un obstáculo?
Al referimos a gestionar el conocimiento, lo primero que debemos comprender es que es el proceso mediante el cual se identifica, crea, almacena, comparte, y difunde el conocimiento en las organizaciones, con el fin de alcanzar la estrategia del negocio.
No estamos hablando de capacitación solamente, nos referimos a la forma cómo estamos incrementando el capital intelectual de la organización. Desde la perspectiva individual y la organizacional. Desde la perspectiva individual, existe la responsabilidad personal de aprender, compartir y hacer explícito el conocimiento para la organización. Desde la perspectiva organizacional, está la responsabilidad de crear la infraestructura de soporte para que la perspectiva individual sea efectiva, creando los procesos, la cultura, la tecnología y los sistemas que permitan capturar, analizar, aplicar, medir y distribuir el conocimiento.
El Capital intelectual de la organización se compone de:
• Capital Humano
• Capital Estructural
• Capital Relacional
El capital humano se refiere al conocimiento explícito o implícito, útil para la empresa, que poseen las personas que trabajan en ella, así como su capacidad para regenerarlo, es decir, su capacidad de aprender.
El capital estructural es el conocimiento que la organización consigue formalizar, explicitar y sistematizar, y que en un principio puede estar latente en las personas y equipos de la empresa.
Quedan incluidos todos aquellos conocimientos estructurados de los que depende la eficacia y eficiencia interna de la empresa: los sistemas de información y comunicación, la tecnología disponible, los procesos de trabajo, las patentes, los sistemas de gestión. El Capital Estructural es propiedad de la empresa, queda en la organización cuando las personas la abandonan. Un sólido Capital Estructural facilita una mejora en el flujo de conocimiento e implica una mejora en la eficacia de la organización.
El capital relacional se refiere al valor que tiene para una empresa el conjunto de relaciones que mantiene con el exterior. La calidad y sostenibilidad de la base de clientes de una empresa y su potencialidad para generar nuevos clientes en el futuro, son cuestiones clave para su éxito, como también lo es el conocimiento que puede obtenerse de la relación con otros agentes del entorno (alianzas, proveedores, etc.).
Quiero finalizar esta reflexión con una frase de Bill Gates
“La Gerencia de Conocimiento… No es un producto de software o una categoría de software. La Gerencia de Conocimiento ni siquiera comienza con tecnología. Comienza con los objetivos y procesos del negocio y con el reconocimiento de la necesidad de compartir información. La Gerencia de Conocimiento no es más que administrar los flujos de información para dar la información correcta a la gente que la necesita, de tal manera que pueda usarla rápidamente”.
Raquel Zambrano
CEO Henka Consulting
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