Alinear la Gestión del Cambio al Plan de Proyecto (+Guía gratis)

Desde una perspectiva de negocio, un proyecto está destinado a mover una organización de un estado inicial a un estado futuro a fin de lograr un objetivo, esto implica que en algunos proyectos se tiene que pasar por la transición, que los lleva del punto A al B y un acelerador muy importante en los proyectos es la gestión de cambio, que se convertirá en el vehículo para movilizar el proceso de transformación. 

La importancia de integrar el plan de gestión de cambio con el plan de proyecto se traduce en tres elementos:

  1. Apoyo en momentos críticos del proyecto: Para que se genere el soporte adecuado en momentos clave, que necesitan de la participación de cambio en algunas de las aristas de comunicación, alineación organizacional, formación, movilización, etc.
  2. Tener un avance real integrado con todos los elementos del proyecto: Todos los proyectos en una organización reportan a sus sponsors (patrocinadores). Si el plan de trabajo del proyecto no tiene todos los elementos que lo componen (incluyendo cambio), su avance real será más difícil de saber con exactitud. 
  3. Tener claridad de los recursos disponibles: Las estrategias de cambio incluyen muchas actividades que se desarrollan en conjunto con roles importantes del proyecto, si no existe la integración de los dos planes no se sabe cuáles en verdad son los recursos disponibles para las diferentes actividades que se deben ejecutar, incluso de forma paralela en las diferentes fases.

Alineando la estrategia de cambio al plan de proyecto 

Entonces, ya dijimos que cuando se diseña la estrategia de cambio, la misma debe estar alineada a cómo está transcurriendo el proyecto en la organización y explicamos por qué es valioso en un proceso de transformación. Ahora bien, ¿Cómo se logra?, para ello debemos asegurar:

  1. Hitos relevantes:  La integración sucede cuando se incluye dentro del plan de trabajo, los hitos relevantes de la gestión de cambio, como lo son las actividades de alineación y de identificación de impactos, el plan de comunicaciones, el plan y ejecución de las capacitaciones. Estos hitos deben tener unas fechas establecidas y ambos equipos deben velar por el cumplimiento de las mismas.
  2. Sincronización: Las fases de gestión de cambio deben ir en sincronía y acordes a lo que está sucediendo en el proyecto, en caso, de que el proyecto ya haya iniciado, gestión de cambio debe conocer las brechas de tiempo, para mitigar los posibles impactos.
  3. Trabajo colaborativo con el equipo de proyecto:  El equipo de cambio y el equipo de proyecto deben mantener una comunicación fluida entre ellos, compartir los reportes y actualizaciones del plan, comunicando continuamente a las partes interesadas. 
  4. Roles del equipo de proyecto: Es de vital importancia conocer la estructura del equipo de proyecto y sus roles dentro del proyecto.

A continuación, te dejamos un descargable gratuito, en el cual podrás ver las consideraciones que debes tomar en cuenta al momento de alinear la gestión de cambio con el proyecto de la organización. 

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