Factores de éxito para la estrategia de Cambio Tecnológico en Universidades

Los jóvenes viven un mundo de experiencias y están revolucionando la forma que tenemos de transportarnos en la ciudad, de viajar, de escuchar música, de ver videos y así un sin número de cosas. Quieren vivencias auténticas, interactuar y, por supuesto, compartirlo en redes sociales.

Entonces, quienes trabajamos en esto de gestionar cambios y nos enfrentamos a audiencias tan exigentes como los estudiantes, nos toca ponernos las pilas para llegarles con estrategias atractivas. En nuestra experiencia en Colombia en la Universidad EAN con la implementación de la vertical académica de SAP SLCM, pensamos en la forma más impactante de contarles de este cambio tecnológico y para ello creamos el Centro de Experiencia y Soporte Unificado.

La Meta

Crear un centro de información, soporte y acompañamiento al estudiante que nos permitiera estar presentes en todo momento, en cada paso. Nuestro objetivo era sorprenderlos y co-crear esta nueva realidad en la universidad conjuntamente con ellos.

El Proceso

¿Cómo lo hicimos? Integrando esfuerzos con muchas áreas:

• Equipo de Gestión de Cambio de HENKA: aportamos la metodología, el enfoque y la experiencia en otros procesos de cambio tecnológico en Universidades. Sabíamos lo que había que hacer y necesitábamos aliados para hacer realidad las ideas que habíamos plasmado en la estrategia y el plan de cambio.  
• Comunicaciones y Mercadeo: nos dieron los lineamientos generales de imagen y marca que debíamos tener presentes y nos pusieron en contacto con una agencia maravillosa y muy responsable que nos escuchó y plasmó todo lo que soñábamos que fuera este Centro de Experiencia, es decir, cómo queríamos que se viera, la capacidad, cómo debía fluir el tráfico de los estudiantes, dónde y cómo debían estar ubicados los computadores, iPads, etc.
• La Academia: especialmente las Facultades. Fueron nuestros grandes aliados en el apoyo a los estudiantes en todo lo que tenía que ver con la programación académica disponible, grupos, dudas con las asignaturas, entre otros. El trabajo y dedicación de los Decanos y Profesores, tanto de planta como cátedra fue muy importante como esas caras conocidas y fuentes de consulta válidas.
• Tecnología: no sólo fueron responsables de garantizar la conectividad del Centro, sino el acceso de los estudiantes a la nueva aplicación y el soporte necesario para que conocieran sus nuevos usuarios y contraseñas y acudieran en la ayuda de quienes los hubieran bloqueado (lo que pasa muchas más veces de las que uno se imagina). Reconozco el trabajo y compromiso de esta área durante todo el proyecto.
• Experiencia Estudiantil. Es un área que es tan cercana a los estudiantes y todo su mundo en la universidad, que no podíamos dar pasos que no incluyeran su participación activa. Nos apoyaron, no sólo con su tiempo de dedicación a monitorear la actividad del Centro, sino con eventos satélites que generaron mayor tráfico, juegos, regalos y muy buena energía.

¿Qué logramos?

• Que los estudiantes se sintieran parte importante y central de este cambio.
• Una primera interacción exitosa con la herramienta de la mano con nosotros.
• Darles una experiencia completa, agradable, divertida y sobretodo que cumple con la promesa de valor que hace la universidad y el proyecto.
• Que pudieran compartir por redes (o como quisieran) una experiencia positiva.
• Presentar todos los beneficios que trae una herramienta tan potente para ellos como estudiantes, eso sí, cosas concretas, como la nueva forma de hacer su matrícula, consultar su horario y su estado de cuenta, entre otros.
• Además, como son la generación del “ahora” resultaba sencillo mostrarles todo lo que ganaban en términos de accesibilidad, ya que pueden ejecutar los procesos académicos que ofrece la herramienta desde sus celulares, computadores, tablets, etc con tan solo unos cuantos pasos.
• Incrementar su confianza, en los procesos administrativos y académicos de la universidad, porque podían percibir claramente que con la nueva herramienta serían más rápidos y robustos.
• Darles la garantía del soporte y ayuda cuando fuera necesario, de forma presencial, telefónica, por correo, virtual (a través de diferentes tutoriales)
• Asegurarles que íbamos a estar allí para ellos, para ayudarlos en el proceso de cambio.

Con la creación de este Centro de Experiencia y Soporte Unificado llegamos a la meta que nos trazamos, pudimos escucharlos y guiarlos en todo lo que significó el primer proceso de matrículas con la nueva herramienta. ¿Retador? Totalmente, pero también el factor de éxito de esta estrategia de cambio.

¿Quieres conocer más acerca de nuestra experiencia en la implementación de la Vertical Académica de SAP SLCM? Te invito a leer esta entrevista, en la que comparto contigo algunos factores de éxito para llevar adelante la estrategia de Gestión de Cambio en proyectos de esta magnitud. 

Acompañamos a las Universidades a llevar su tecnología al siguiente nivel

En HENKA, hemos llevado a adelante con éxito, proyectos de cambio tecnológico en distintas Universidades, favoreciendo la adopción por parte del personal administrativo, los profesores y por supuesto los estudiantes. Te invitamos a ver los testimonios de nuestros clientes de la Universidad EAN, Universidad Sergio Arboleda y Universidad Metropolitana. 

¿Quieres conocer más? Escríbenos a: info@henkaconsulting.com