Actualmente los correos electrónicos son un medio de comunicación clave a nivel profesional. A menudo olvidamos que lo que plasmamos en ellos puede hablar muy bien o muy mal acerca de nosotros e incidir en nuestra imagen profesional y cómo nos proyectamos hacia los demás. Aunque parezca muy sencillo, escribir un correo electrónico efectivo requiere reunir un conjunto de características, puntos clave que tener en cuenta y sobretodo, errores a evitar.
A continuación te presentamos los 12 errores más comunes en el uso de correos electrónicos y cómo evitarlos:
Olvidar el saludo o despedida
Omitir el saludo es una forma inadecuada de comenzar el correo ya que da la sensación de que tu actitud es severa y estricta. Al olvidar la despedida da la sensación de ser irrespetuoso y poco educado.
Excesivamente técnico
Recuerda mantener siempre el equilibrio. No exageres con tecnicismos, esto puede ocasionar que el receptor se confunda y evite contestar el correo.
Mantén la formalidad
Recuerda que estás en un ambiente laboral y todos los correos electrónicos respaldan los procesos o decisiones laborales. Conserva la formalidad que exige un contexto profesional y la accesibilidad de un lenguaje cercano.
Cuida la ortografía y redacción
Descuidarla deja mucho que decir del nivel educativo y profesional del emisor del correo. Una excelente ortografía y redacción es sinónimo de calidad y de credibilidad profesional. Si tienes dudas acerca de cómo redactar una idea o cómo escribir una palabra, pregunta a algún compañero o investiga en la red.
Entrar en detalles personales
Evita conversar asuntos personales; esto desvirtúa la comunicación y el propósito del correo.
Resolver conflictos laborales
Los conflictos deben ser resueltos personalmente. Los correos electrónicos pueden generar malos entendidos y un mal clima laboral.
Responder con copia a todos
Que un correo esté dirigido a varias personas, no implica que necesariamente debas copiar a todos en la respuesta, a menos de que se trate de un tema en conjunto.
Escribir todo en la misma línea
Debes cambiar de línea cuando cambies de idea, incluyendo el saludo. Así facilitas la lectura para quien lo recibe.
Usar abreviaturas o emoticones
En ocasiones queremos hacer llegar nuestra emocionalidad a través del correo e incorporamos algún emoticón que se adapte a dicha emoción. Sin embargo, hacer uso de ellos resta seriedad al contenido del correo y crea una imagen poco profesional.
Abrir correos inesperados
Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debemos abrir mensajes inesperados que contengan adjuntos, ya que puede tratarse de virus. Aunque el servicio antivirus los haya limpiado, es bueno tener esta costumbre.
No borrar correos
Muchas veces olvidamos borrar aquellos correos que ya no son tan importantes o que no necesitas, para dejar un registro o soporte y llenamos nuestra bandeja de entrada de correos que no son necesarios. Borra los correos de los asuntos que ya fueron resueltos, o de promociones y ofertas de marketing que no necesitas para tus labores diarias
No responder los correos a tiempo
Quizás por falta de planificación o de atención olvidamos responder correos que merecen nuestra atención o confirmación. Es importante cuidar estos detalles, ya que dan referencia de tu seriedad y profesionalismo en el trabajo; revisa con detenimiento los correos que te llegan a diario y organiza con criterio el orden en el que los mismos serán respondidos.
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