La Universidad Sergio Arboleda tuvo un año lleno de retos y éxitos durante el 2015 en cuanto a cambios tecnológicos se refiere. Durante el primer semestre del año se preparó para el go live del ERP de SAP, necesario para soportar sus procesos financieros, administrativo y de gestión humana.
Durante el segundo semestre, La Sergio continuó trabajando en la implementación de la vertical académica de SAP para universidades SLCM (Student Lifecycle Management) que soporta todos los procesos académicos del estudiante, desde su matrícula hasta su graduación.
Como parte de esta implementación, el equipo de gestión de cambio de HENKA en conjunto con el equipo de Comunicaciones Estratégicas de la Universidad, elaboró una estrategia de comunicación dirigida a estudiantes de pregrado, llamada «SAP llegó a la Sergio», como punta de lanza de una serie de acciones que estarán enfocadas en informar a toda la comunidad académica sobre esta iniciativa tan importante para la Universidad.
El éxito de esta campaña comunicacional no es casualidad. A continuación nuestro equipo de consultores nos comenta los factores de éxito de esta iniciativa, que aún tiene muchos más hitos por alcanzar.
Factores de éxito:
1) Una gerencia de proyecto que ha sabido gestionar un plan de trabajo exigente de manera integral (nivel técnico, de procesos y de gestión de cambio), identificando y mitigando posibles riesgos y garantizando que se cumplan con los hitos planteados. Ha velado por la alineación de todos los equipos de trabajo garantizando que todos trabajemos con un mismo norte.
2) Creación de una visión compartida del cambio con las autoridades de la Universidad, ya que son el nivel más visible y de mayor influencia de caras a los docentes y estudiantes. El trabajo alineado y cercano con este grupo permitieron romper algunos paradigmas y responder dudas de forma oportuna y concreta.
3) La definición y análisis exhaustivo de audiencias. «No asumimos y nos dedicamos a entender las audiencias nuevas como los estudiantes, docentes (de planta y catedráticos), Decanos y Vice Decanos, cada uno con una expectativa y necesidades de información diferentes»
Los estudiantes, quienes son el corazón de nuestra estrategia de comunicación, fueron un reto. «Nos dedicamos a entender a los millennials colombianos, sus características y motivaciones».
Trabajamos de la mano con la Decanatura de Estudiantes para definir las acciones de comunicación dirigidas a este grupo, «escuchamos sus opiniones primero y luego diseñamos la estrategia».
4) «Esfuerzo conjunto realizado con la Dirección de Comunicaciones. La sinergia y el trabajo en equipo que hemos creado ha sido fundamental. Esa sinergia entre consultor y cliente nos hace retarnos, querer hacer las cosas cada vez mejor. Nosotros como consultores traemos experiencias y mejores prácticas, pero el equipo de esta Dirección ha velado porque todo se adapte a la realidad de la universidad y que tenga esa esencia que caracteriza a todas las acciones y comunicaciones de La Sergio.»
5) Empleo de todos los medios posibles en la estrategia de comunicación. Fue clave entender la relevancia de las redes sociales, en especial para una audiencia con estas características, sin dejar atrás los medios tradicionales que siguen teniendo un impacto importante: pendones, rotulados, vallas, flyers, etc.
6) Incorporación de los representantes estudiantiles como agentes de cambio, pues nos permitió acercarnos a la audiencia estudiantil utilizando sus propias formas de comunicación.
7) El trabajo en equipo, compromiso y empoderamiento de los líderes ha sido clave para desarrollar materiales de educativos de calidad.
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