“Una boda es un proyecto”, lo dije muchas veces a lo largo de los nueve meses que duró la preparación y la verdad mucho de lo que aprendí en mi experiencia de consultoría para implementaciones tecnológicas, lo apliqué a la planificación de mi boda. Aunque la implementación de un ERP y una boda parezcan ser conceptos totalmente diferentes, hay cinco factores de éxito que han demostrado ser críticos para ambos.
1. ¡La Visión Compartida es lo primero!
Planificar una boda puede llegar a ser un momento difícil en la vida de una pareja, porque te desafía a trabajar en formas que no habías experimentado antes. Sin una conversación inicial en la que se defina una visión compartida de lo que se espera y el compromiso de ambas partes, la planificación de la boda puede llegar a significar un distanciamiento en la pareja o incluso una ruptura.
Del mismo modo, la implementación de una tecnología ERP es una decisión de gran importancia estratégica para una empresa. Lograr y mantener el compromiso y la alineación de todos los ejecutivos hacia una misma visión de futuro es crucial para el éxito de la implementación. Promover la participación de los líderes y asegurar una comunicación efectiva con todos los grupos de interés, garantizará que el proyecto cuente con el apoyo necesario a los largo de toda la organización para cumplir con los objetivos que se establezcan.
2. Definir el alcance es esencial para mantenerse en tiempo y presupuesto
¿Cuántas veces vemos parejas de familiares o amigos que al comenzar la planificación de su boda acuerdan un evento pequeño e íntimo, pero terminan teniendo una boda con todas las de la ley, glamorosa y con cientos de invitados?
Claro que las bodas son emocionantes, por eso es compresible que la magnitud del evento vaya creciendo con el tiempo. Del mismo modo puede ocurrir con el alcance de una tecnología ERP. Es emocionante contar con una gran cantidad de nuevas funcionalidades que vengan a solucionar todas las ineficiencias, cuellos de botella e improductividad de la organización. Sin embargo, el alcance de una aplicación suele ser la mejor estimación que pueda hacer un vendedor de lo que su empresa necesita, antes incluso de iniciar el proyecto. Si el vendedor / implantador no define claramente el alcance de la tecnología desde el principio, será mucho más difícil para el equipo de proyecto gestionar ese alcance más adelante.
Muchas veces se hacen necesarios cambios de alcance, con impactos en tiempo y dinero, debido a que los vendedores o implantadores descubren que los requerimientos específicos del negocio fueron inicialmente ignorados o vagamente definidos.
3. La planificación es la clave
Al igual que el alcance, la planificación y el presupuesto de una boda o de una implementación de ERPs deben ser lo más detallados posible. La planificación debe cubrir todos los aspectos inherentes a la celebración del evento; de esta manera se podrá formular un presupuesto lo más cercano posible a la realidad.
Para una implementación, sentar las bases para un plan que cubra todos los aspectos críticos de la implementación, ayudará al equipo de proyecto a administrar mejor los recursos cuando inicie la ejecución del proyecto: sean tiempo o dinero. Siempre puede haber sorpresas, pero es importante diferenciar imprevistos que pueden alterar levemente los planes, de solicitudes de cambio que impactan incluso el alcance inicial.
4. Hay que entender y detallar requerimientos específicos
A lo largo de la planificación de una boda contactarás y contratarás a muchos proveedores, incluso puedes llegar a contratar a un “Wedding Planner” para ayudarte a consolidar todas las decisiones y preparativos. De más está decir, que en la medida en la que estos proveedores logren entender tus gustos y conectarse realmente con tus requerimientos específicos y los de tu pareja desde el inicio de la planificación, más exitoso será el evento.
Similar a este concepto, el socio implementador y el vendedor del software deben entender los requerimientos específicos de negocio, antes de planificar la ejecución la implementación de un ERP en una empresa. Lo más recomendable es contar con la documentación completa y precisa de todos los flujogramas de procesos y de los requerimientos específicos del negocio.
5. Gestionar el cambio.
El matrimonio es un gran paso para cualquier ser humano y generalmente viene acompañado por grandes cambios en el estilo de vida de ambos. Mientras más preparada esté la pareja para afrontar estos cambios, más fluida será la transición y más duradera será la luna de miel. Se suele decir que para llegar a ser un profesional, nos preparamos toda la vida, desde el preescolar hasta los estudios superiores, sin embargo, para ser el esposo o esposa de alguien no solemos realizar ninguna preparación especial.
Esto igualmente aplica a las organizaciones, muchas veces pasamos por alto esta importante preparación para el cambio. Al igual que en el matrimonio, mientras más preparados, comprometidos y capacitados estén los miembros de su organización, más exitosa será la implementación y la transición hacia el nuevo ERP. Las actividades de gestión de cambio organizacional deben incorporarse a lo largo de todo el plan de implementación. Una efectiva gestión de cambio logrará una comunicación asertiva, prevención de la resistencia al cambio y un incremento en el apoyo a la iniciativa a lo largo de toda la organización.
Ambas, tanto las bodas como las implementaciones tecnológicas requieren el compromiso pleno de la organización con una visión compartida de futuro, un plan detallado a profundidad y un presupuesto acorde al alcance establecido. Es por eso que para lograr implementaciones exitosas muchas empresas recurren a la experiencia de consultores en gestión de cambio, gestión de procesos y demás aspectos críticos que aseguren el retorno de tan importante inversión.
Así como el matrimonio es para toda la vida, una buena implementación dará frutos siempre para la organización y todo el que participe de ella.
Fuentes consultadas: Panorama Consulting
Spanish