Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido, la gestión del alcance es una actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.
Los principales elementos que deben estar presentes en el alcance de un proyecto son los entregables y los límites del proyecto. Algunos pasos recomendados para definir estos dos elementos son:
- Alinear los objetivos del proyecto con el alcance a través de los entregables.
- Definir los entregables del proyecto mediante la herramienta de estructura desagregada de trabajo o ‘WBS’ (Work Breakdown Structure).
- Revisar la lista de requerimientos funcionales de los clientes, así como, los requerimientos técnicos
- Realizar sesiones de trabajo con el patrocinador del proyecto y el grupo de interesados o ‘stakeholders’, en caso de existir discrepancias entre los objetivos y los entregables.
- Definir las fronteras del proyecto, como por ejemplo: áreas impactadas, áreas relacionadas, interfaces con sistemas de información existentes, tipo de datos requeridos, etc.
- Definir las condiciones que están fuera del alcance del proyecto.
- Validar el alcance del proyecto con los clientes finales, grupo de interesados y patrocinador.
- Verificar que los recursos financieros y humanos asignados al proyecto sean suficientes.
Una correcta definición del alcance permite:
- Establecer las expectativas de los ‘stakeholder’
- Identificar las interfaces técnicas y funcionales del proyecto con el resto de la organización y sus clientes
- Establecer por parte del gerente del proyecto, compromisos alcanzables y definición precisa de los recursos necesarios
- Planificar detalladamente las actividades a ejecutar y representarlas en el Plan del Proyecto.