Recientemente la imagen y rol del patrocinador en proyectos ha sido un tema que ha dado mucho que hablar, debido a la falta de consistencia o claridad en lo que realmente es su alcance o responsabilidades.
Cada día, toma mayor fuerza la percepción de que son ejecutivos cuya principal responsabilidad es asegurar los fondos del proyecto y luego reaparecer cuando éste haya culminado. Sin embargo, de su compromiso y tipo de involucramiento depende, en gran parte, el éxito de la iniciativa.
Ciertamente, el patrocinador o sponsor es la persona o grupo que además de proveer los recursos necesarios, debe participar activamente desde la concepción inicial del proyecto hasta su cierre, ya que sirve de portavoz frente a los altos ejecutivos. Asimismo, el patrocinador se encarga de reunir el apoyo de la institución y promover los beneficios que aporta el proyecto.
En resumen, ¿cuál es el rol del patrocinador de un proyecto?
- Brindar una dirección clara del proyecto y definir cómo se alinea este con la estrategia del negocio: el sponsor no solamente debe liderar el proceso de selección de iniciativas a poner en marcha, sino que también se encarga de aportar al desarrollo del Project Charter y de traducir esos objetivos en entregables para el gerente y equipo de proyecto.
- Garantizar que el proyecto esté a tiempo y dentro del presupuesto.
- Brindar feedback en los reportes de estatus y asegurar que la información llegue a los grupos de interesados. El sponsor debe comunicar efectivamente la visión de la organización, sus objetivos y expectativas durante el ciclo de vida del proyecto sin cruzar la línea del micro management.
- Promover el proyecto en el nivel ejecutivo para generar compromiso.
- Asegurarse de que los problemas sean resueltos efectivamente. Esto incluye decisiones en cambios, riesgos, solución de conflicto y cualquier medida fuera de la autoridad del gerente de proyecto.
- Apoyar al gerente de proyecto: ofrecerle tutoría, coaching y liderazgo en asuntos operacionales.
- Generar sostenibilidad: El patrocinador garantiza que los resultados del proyecto estén alineados entre la gente y los procesos para que se mantengan una vez culmine el proyecto.
En conclusión: el patrocinador del proyecto tiene una influencia tan importante en los resultados del proyecto, como el gerente de proyecto. No obstante, debe existir completa claridad en el rol y responsabilidad de cada uno, sin dejar de verse como miembros compatibles de un mismo equipo.
El sponsor versus el gerente: ¿quién hace qué?
PATROCINADOR |
GERENTE |
Autoriza el proyecto |
Ejecuta el proyecto |
Se involucra de forma general en el proyecto | Dirige el proyecto y los detalles del día a día |
Promueve la comunicación entre ambos y da un valor agregado |
Le comunica al sponsor las fallas y acontecimientos dentro del proyecto. |