Son las 8 de la noche. Te llega un mensaje al teléfono. Quisieras que sea tu pareja pidiéndote que vayas a la casa, un familiar pidiendo ayuda o cualquier cosa que te haga salir de esa reunión, pero en realidad es un correo de un boletín al que estás suscrito. Intentas servirte agua por puro aburrimiento y la jarra está vacía. Revisas twitter en el teléfono y sólo logras encontrar comentarios acerca del tráfico en la ciudad. Sin embargo, la reunión es tan tediosa que prefieres leer eso a prestar atención. Cuando haces un esfuerzo por involucrarte en la conversación y entender los diferentes puntos de vista, te das cuenta de que la conversación nada permanentemente en la superficie
En el momento que uno de los participantes intenta redirigir la reunión hacia los objetivos establecidos, tus colegas de nuevo empiezan a atacarse mutuamente y lejos de plantear soluciones para los incidentes identificados, aumentan las quejas, las acusaciones y empiezan a develarse los conflictos, las luchas de poder y los egos.
La experiencia de una reunión poco efectiva, puede ser tan desagradable como la que se narra en este breve relato. Llega a afectarnos a nivel individual, pero es mucho más que un evento frustrante. La capacidad de facilitar y participar efectivamente en reuniones es un elemento fundamental para las organizaciones, desde hace varias décadas. Las reuniones poco efectivas generan una espiral negativo en las organizaciones, que deterioran las relaciones entre las personas, obstaculizan la integración entre áreas funcionales y contribuyen a la legitimación de prácticas comunicativas precarias. En este sentido, las reuniones son el típico caso de las actividades organizacionales subestimadas. Se da por sentado que si se juntan personas expertas, inteligentes y responsables en una sala, el resultado será bueno. Sin embargo, para que una actividad grupal tenga éxito, se requiere algo muy diferente a reunir individuos destacados.
De acuerdo con mi experiencia, las reuniones efectivas requieren:
1. Objetivos claros:
Se dice fácil, pero la claridad en los objetivos es algo que a veces va contracorriente a las prácticas habituales. Por lo general, una manera sencilla de identificar cuándo se está definiendo claramente un objetivo es que los resultados esperados puedan “medirse”, o al menos evidenciarse de alguna manera legítima para la organización. En la mayoría de los casos, no se requieren indicadores sofisticados para saber que el objetivo de la reunión se cumplió, muchas veces una minuta o un documento de trabajo con el contenido deseado y las acciones a seguir, identificando los responsables, es suficiente.
2. Participantes pertinentes:
Muchas veces, por cortesía, la convocatoria a las reuniones dista de ser la más adecuada. Es importante cuál es el aporte que se espera recibir de cada participante, para no subestimar la complejidad de cada reunión. Es común intentar llevar a cabo una sola reunión para objetivos disímiles e incompatibles. En general, es mejor realizar varias reuniones efectivas, con un tiempo planificado más prolongado, que llevar a cabo una sola reunión que no logre ningún resultado.
3. Actitud colaborativa:
Para ser efectivas, las reuniones requieren que los participantes abandonen la mentalidad de juzgar o culpar, para enfocarse en aportar soluciones. Las reuniones que pretenden resolver situaciones difíciles suelen llevarse hacia espacios donde se buscan culpables y no soluciones. Es mucho más efectivo lograr una confrontación de los puntos de vista, con madurez, que convertir las reuniones en un patíbulo.
4. Formalización de acuerdos:
Por distintas razones, desde una tendencia a la informalidad, como la subestimación de la importancia de darle seguimiento a los acuerdos de una reunión, es común omitir la formalización de los acuerdos. A veces, es conveniente generar un acta formal, pero un simple correo dirigido a los participantes puede ser suficiente. Lo importante es quese explique con claridad cuáles son las actividades a seguir y quiénes son los responsables de cada una, así como las fechas límite para completar las mismas. La decisión de quién debe registrar los acuerdos y enviar el correo, es algo que se da fácilmente por sentado, así que lo mejor es hacerlo explícito antes de iniciar la reunión.
5. Seguimiento de ejecución de acuerdos:
Por lo general, el éxito de una reunión se hace evidente varios días o semanas después. Algunas veces nos sentimos liberados y satisfechos al terminar la sesión, para luego ver que los temas no resueltos vuelven a perserguirnos como fantasmas del pasado. Para que eso no ocurra, es vital que los acuerdos de las reuniones tengan un seguimiento adecuado. Los mecanismos para hacer seguimiento o reportar los avances, deben ser definidos explícitamente durante la reunión, en caso de que difieran de las prácticas habituales en la organización.
Adicionalmente, podría agregar algunos elementos que tienen que ver con la facilitación de la reunión, el uso de las presentaciones y recursos de apoyo. Sin embargo, esto corresponde más al uso adecuado de las habilidades para hacer presentaciones efectivas, los cuales son un elemento que sirve de apoyo en las reuniones que siguen esta dinámica. En general, el éxito de las reuniones depende en buena medida de no asumir que los detalles se resolverán por sí mismos. La atención al detalle, la planificación, el seguimiento y una actitud colaborativa son esenciales para no vivir (y hacer que otros vivan) largas sesiones tediosas, que pueden hacer mucho daño a cada uno de los miembros de nuestro equipo y a la organización en general.
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