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¡Quieres cambiar, empieza a comunicar!

9 de diciembre de 2013

Llevar a cabo un proceso comunicacional con éxito implica considerar varios elementos que permitan establecer una efectiva estrategia de comunicaciones.

¿En tu organización se está llevando a cabo un proceso de cambio? Pues es necesario que se inicie un proceso comunicacional, que implica el diseño de una estrategia y plan de actividades de comunicación, que debe responder, en primer lugar, a la visión que se persigue con la iniciativa de cambio, y en segundo lugar, a las características de la audiencia (impactados por la iniciativa), para así satisfacer de manera oportuna y adecuada las necesidades de información que requieren de acuerdo a las expectativas que manifiesten.

Es así como el conocimiento de la audiencia se constituye como uno de los elementos de especial importancia en el proceso de preparación estratégica de los programas de comunicación, debido a que brinda valiosas claves para el complejo, dinámico y minucioso proceso creativo de producción y adaptación de los contenidos a diseñar.

Todo acto de comunicación tiene una intención persuasiva y está formado por un fondo (idea) y por una forma que lo contiene.

La persuasión se logra cuando fondo y forma se complementan de manera armoniosa, y los mensajes alcanzan la consistencia necesaria para que el receptor (audiencia) los decodifique sin dificultades y reciba exactamente el mismo mensaje que el emisor quiso trasmitir.

Respecto a la idea (el fondo) que se desea comunicar, es necesario lograr que el emisor tenga  profundo conocimiento del contenido que se va a transmitir, que tenga claro el objetivo que se desea alcanzar mediante la comunicación de los mensajes, que se conozca lo más detalladamente posible las características y expectativas de la audiencia y que finalmente transmita los mensajes de manera directa, clara, concisa y oportuna.

La forma que envuelve ese contenido, es también de mayor relevancia en cualquier acto de comunicación. Sin embargo, no siempre se le presta la debida atención al asunto del “empaque”, por así llamarlo, en el que se transmiten los contenidos (ideas). En tal sentido es necesario explorar, al momento de realizar ese acercamiento con la audiencia, los medios que mejor puede llegarle, ya que estos determinarán en gran medida la forma de las ideas que se desean comunicar.

Por tal razón, es necesario que un buen programa de comunicaciones, dedique un apartado al tema de los canales o medios de distribución de información. Se pueden mencionar un sinfín de medios, como por ejemplo, presentaciones, comunicados, boletines de publicación periódica u ocasional, revistas (éstos últimos de publicación digital o impresa), folletos, carteleras, volantes, entre otros, que cumplen con objetivos comunicativos específicos, y que deben estar siempre alineados con la visión estratégica del programa de comunicaciones.

Alterno a estos medios, muchas veces se presentan situaciones de comunicación en las que sus participantes comparten un mismo espacio físico, dando a lugar encuentros “Cara a Cara”, que permiten completar y reforzar los contenidos (ideas) que se comunican por medios no presenciales. En éste proceso de comunicación presencial, el rol de aquellos que poseen responsabilidades supervisoras y de liderazgo es de vital importancia para reforzar y concientizar los mensajes que se desean transmitir. Es por esto que el programa de comunicación debe contar con estas personas como aliados y debe incluir elementos comunicacionales que ayuden a reforzar su rol de liderazgo. Un programa de comunicaciones efectivo debe contar entre sus actividades con sesiones programadas y periódicas de encuentros de comunicación “cara a cara”, los cuales exigen un minucioso trabajo de preparación, control, seguimiento, registro y medición.

Medir y obtener feedback para cumplir con el objetivo

Por último, todo programa de comunicaciones debe crear mecanismos que permitan medir su efectividad, para lo que se debe tomar en cuenta la percepción que tiene la audiencia a quien va dirigido las comunicaciones. Algunos mecanismos que permiten obtener retroalimentación sobre las comunicaciones son la realización de encuestas, cuestionarios o focus group, que evalúen tanto el fondo como la forma de las comunicaciones.  Obtener feedback a tiempo permite realizar los ajustes necesarios en el programa de comunicaciones, en caso de detectar que no se está cumpliendo con el objetivo planteado.

Por último, los invito a ver este video que resume la importancia de la comunicación para el cambio:

Fuentes consultadas:

Comunicación Persuasiva de Alvaro Benavides La Grecca

Luis Da Silva

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Consultor de Gestión de Cambio

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