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¿Qué hacen los directores de proyectos exitosos?

21 de octubre de 2015

Hoy en día los directores de proyectos complejos suelen combinar los métodos tradicionales con métodos “ágiles” para obtener una mayor flexibilidad y mejores resultados.

Los enfoques tradicionales de dirección de proyectos ponen el acento en la planificación a largo plazo y se centran en la estabilidad a la hora de gestionar los riesgos. Hoy en día, sin embargo, los directores de proyectos complejos suelen combinar los métodos tradicionales con métodos “ágiles” para obtener una mayor flexibilidad (y mejores resultados).

En el mundo dinámico y competitivo actual, el principal desafío para un director de proyectos está en lidiar con frecuentes situaciones imprevistas. Aunque realicen una planificación rigurosa y lleven a cabo procesos de gestión de riesgos, los directores de proyectos pueden encontrarse, casi a diario, con situaciones como que los trabajadores no se presenten en el lugar de trabajo, que quiebre un proveedor clave, que exista una contradicción entre las pautas de dos consultores de ingeniería o que haya cambios en los requisitos de los clientes.

Estas situaciones pueden clasificarse de la forma siguiente según su nivel de previsibilidad:

  • Situaciones que se habían previsto, pero cuyos efectos fueron mucho mayor de lo esperado
  • Situaciones que no podrían haberse previsto
  • Situaciones que podrían haberse previsto, pero que no se predijeron

Estos tres tipos de situaciones pueden convertirse en problemas que deberán ser abordados por el director de proyectos.

El objetivo de este artículo es describir cómo los directores de proyectos exitosos abordan este desafío.

Lidiar con frecuentes situaciones imprevistas requiere una cultura organizativa que permita al director de proyectos ejercer una gran flexibilidad.

A continuación las 4 funciones del director de proyectos que les ayudan a lidiar con situaciones imprevistas.

Desarrollar la colaboración.

Dado que el progreso del proyecto depende de la aportación de personas pertenecientes a diferentes disciplinas, la colaboración resulta crucial para la detección precoz de los problemas y para poder desarrollar e implementar soluciones de forma fluida. Cuando una tarea se ve afectada por situaciones imprevistas, muchas otras tareas interdependientes se ven también perjudicadas, pero la responsabilidad directa se distribuye entre unos participantes que apenas mantienen lazos y que son incapaces de coordinar sus acciones y proporcionar una respuesta oportuna. Así pues, el éxito de un proyecto exige que haya interdependencia y confianza entre sus participantes.

Integrar la planificación y la revisión a través del aprendizaje.

Los directores de proyectos que se enfrentan a situaciones imprevistas adoptan una estrategia de “planificación gradual”, es decir, desarrollan los planes en oleadas a medida que el proyecto se va desplegando y la información se vuelve más fiable.

Evitar perturbaciones importantes.

Los directores de proyectos exitosos siempre prevén que haya sorpresas, aunque solo puedan realizar cambios correctivos importantes en contadas ocasiones a lo largo del proyecto. Al prever continuamente perturbaciones, mantienen la flexibilidad para poder responder de forma proactiva.

Mantener el impulso.

Aunque todos los directores de proyectos intentan minimizar la frecuencia y el impacto negativo de las situaciones imprevistas, estas situaciones todavía ocurren en el entorno dinámico actual. Resolver los problemas tan pronto como aparecen resulta vital para que el trabajo siga progresando.

Fuente: “¿Qué hacen los directores de proyectos exitosos?”. © Massachusetts Institute of Technology, 2015. Este artículo ha sido publicado anteriormente en MIT Sloan Management

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Anabella Laya

@henkaconsulting

Gerente de Mercadeo, Consultora en Gestión de Cambio, Comunicadora Social

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