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Planificación Estratégica: Un Factor de Éxito en Proyectos de Cambio Tecnológico

16 de diciembre de 2013

¿Qué factores determinan el éxito de una implantación de un sistema ERP?: una buena planificación, conocer casos de éxito, formar un equipo de alto desempeño y rodearse de los mejores proveedores son algunos de los elementos clave.

Índice de Tópicos

Nota Editorial

En la actualidad la tecnología se ha convertido en una ventaja competitiva de negocio y la mayoría de las organizaciones tienen grandes expectativas en cuanto a los beneficios que ésta pudiera brindar, permitiendo: reducir costos, estandarizar procesos, incrementar la productividad, implementar nuevos modelos operativos, mejorar la calidad de servicio, entre otros.

Sin embargo, desde hace poco tiempo y de una manera proactiva, es que los líderes de TI se han involucrado en la elaboración del plan y ejecución de la estrategia de negocio, ya que históricamente han asumido un rol de “implementador”.

En esta edición de Notas de Cambio compartiremos con el Ing. Israel Huérfano, Gerente de Sistemas & TI del Grupo de Empresas Garzón, quien en el año 2007 junto con el presidente de la organización, iniciaron un proceso de investigación sobre las herramientas tecnológicas a utilizar para soportar el crecimiento de la misma. Durante el desarrollo de esta iniciativa comprobaron la importancia de la alineación entre la estrategia de negocio y TI para lograr un cambio tecnológico exitoso

En el artículo de interés hablaremos acerca de las personas y organizaciones que tienen dificultades para ver objetivamente su realidad y “a fuego lento” van cayendo en un estancamiento que las paraliza. Asimismo, compartiremos qué factores pueden contribuir a imprimir un rumbo positivo a las organizaciones que enfrentan esta situación.

Finalmente, brindaremos información acerca de nuestros próximos eventos, lecturas recomendadas para ampliar los temas desarrollados en este boletín y cursos destacados del mes.

¡Esperamos que disfruten esta edición!

Compartiendo con nuestros clientes y aliados

israel hEn esta sección entrevistaremos a Israel Huérfano, Gerente de Sistemas & IT del Grupo de Empresas Garzón, organización que cuenta con más de 20 años en el negocio del retail y que tiene como leit motiv la superación, avanzar y crecer con su gente a través de la integración de experiencias exitosas de otros negocios en su empresa.

El tema central de nuestra conversación tratará acerca de la importancia de la planificación estratégica en el área de sistemas, el nuevo rol que juega TI en el negocio y algunas recomendaciones a quienes deseen implementar SAP.

1. ¿Cómo debe prepararse una empresa que va a emprender un cambio tecnológico?

Para ejemplificar su respuesta, Huérfano hizo un recuento del proceso que vivieron en “El Garzón” durante la investigación de herramientas tecnológicas que pudieran soportar el crecimiento de la organización.

“Desde el 2007, cuando comenzamos a investigar, hasta la actualidad, el negocio ha crecido significativamente. Durante esta trayectoria dimos unos pasos importantes”, comentó Huérfano, quien a modo de resumen, destacó que en el 2009 se plantearon la posibilidad de implantar un CRM, pues “la base de datos de clientes había incrementado de manera importante y no había claridad en cómo gestionar esa data”. Sin embargo, identificaron que todavía no estaban preparados para el cambio, ya que este sistema de información no estaba alineado con la estrategia del negocio.

En el 2010 la empresa vivió otro hito, pues avanzó el fortalecimiento de la cultura organizacional, con la generación de una nueva misión, visión y valores, que definieron con propiedad el gobierno corporativo, en donde la estructura se basó en los procesos del negocio. “A partir de allí estuvimos preparados para asumir el reto” afirmó Huérfano.

El año siguiente, “iniciaron las conversaciones con SAP acerca de las mejores prácticas para la industria del retaily se coordinaron entrevistas con importantes cadenas de supermercados en el país. Asimismo, estudiamos los casos de éxito y comprendimos algunos factores que jugaron a favor de estas empresas, entre ellos: un buen RFP (Request For Proposal), la gestión de cambio tecnológico y la gestión del comité de proyecto. Posteriormente, empezamos a buscar fuertemente los proveedores y convocamos a los mejores implementadores de Venezuela en el área del retail. Adicionalmente, definimos los requerimientos de hardware, alineados y en gestión colaborativa con SAP”.

Actualmente, El Garzón está implementando SAP con el Proyecto Suricato “de manera muy optimista y con la mirada hacia el futuro, esperando el roll-out que comenzará en febrero de 2014″.

Para concluir, el Ing. Huérfano agregó: “la preparación requiere de mucha planificación, investigación y tener claridad en la visión de negocio a largo plazo. Hay que conocer los requerimientos de la empresa, que a veces es diferente a lo que uno desea hacer. Se necesita, sin duda, una visión integral y global del negocio para dar ese paso”.

2. ¿Qué competencias deben tener los líderes que se enfrentan a estos retos?

empreendedor-do-futuro(2)Una de las competencias claves de los líderes en la actualidad es saber cerrar la brecha entre ´lo que es´ y ´lo que queremos ser´, es decir, tener claridad de la situación actual y hacia dónde se quiere ir”.

Asimismo, Huérfano considera, que todo líder debe tener la capacidad de responder a: ¿cuáles son los cambios que se quieren implementar?, ¿cuál es el futuro de mi equipo de trabajo en este nuevo escenario? y ¿qué herramientas puedo dar a mi gente para que asuma el cambio de manera efectiva?

Sin duda, el liderazgo es muy importante en estos procesos y “la capacidad de anticiparnos a lo que pueda suceder es una competencia clave”.

 

3. ¿Qué rol tiene el área de TI en el negocio?

header_images(3)“El área de TI está pasando por un cambio de rol, ya no es solo un colaborador o un implementador de tecnologías, sino una parte clave de la estrategia de negocio, por tanto debe estar alineada a los requerimientos de la organización. Es una pieza clave para alcanzar la misión y visión de la empresa”.

Asimismo, señaló la importancia de la alineación de TI con las capacidades y objetivos financieros de la empresa: “lograr acuerdos y alianzas con proveedores, fue un desafío importantísimo”.

4. ¿Qué recomienda a otras personas en su posición?

“Durante mi investigación previa a la implementación SAP me percaté de importancia de la calidad del dato, por lo cual recomiendo tener especial cuidado en este tema”.

Otra de sus recomendaciones tiene que ver con “poner a los mejores en el equipo de proyecto, a los dueños de procesos, a los expertos funcionales que representan alto valor para la organización”.

La motivación y la claridad en las expectativas también han jugado un papel importante en el éxito de este proyecto. “Nunca se debe dejar de invertir en la preparación de la gente, ya que son etapas muy duras, y en este tipo de proyectos hay que estar comprometido a trabajar en esa parte blanda”.

Para concluir, recomendó también “alinearse con los mejores proveedores”.

¡A Fuego Lento!

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¿Recuerda aquella fábula del animalito que mientras disfrutaba chapoteando en un pequeño pozo de agua fría, ésta se fue calentando, poco a poco, hasta poner en riesgo su vida pues no se percató del ascenso paulatino de la temperatura del agua? De igual modo, hay organizaciones y personas poco a poco van empeorando de manera casi imperceptible. “¡Esto pasará pronto! ¡No creo que se agudice más!” Afirmaciones así denotan resignación o baja percepción de una situación cuya gravedad crece hasta que llega al punto de difícil retorno. Identifiquemos tres posibles orígenes de este comportamiento.

Primero, cuando quienes detentan el poder saben que la imposición de cambios radicales afectaría su cuenta “bancaria” de autoridad, recurren a la introducción gradual de transformaciones, evalúan las reacciones o efectos de cada paso y deciden cuidadosamente el siguiente. Su lenguaje se va endureciendo, las relaciones con quienes discrepan sufren distanciamientos progresivos y la sutil manipulación se acrecienta hasta acumular suficientes recursos políticos para imponer decisiones, sin preocuparse de la resistencia que pueden enfrentar. ¿Por qué? Mientras unos miembros se aferran al poder, otros se van resignando a la coerción, a paso lento, sobrellevando el aumento gradual de la crisis.

Una segunda situación sucede cuando no se reacciona a errores propios porque se consideran pequeños o pasajeros. Luego llegan más fallas y se cree que éstas no se repetirán. Las falencias van subiendo de nivel y se va consolidando una actitud de no reacción, de impotencia y tolerancia ante resultados desfavorables. Solo quedan unos pasos más para que se declare que todo es por mala suerte y huir así de la responsabilidad de hacerse cargo del rumbo propio. La mediocridad suele germinar en un ambiente así.

Finalmente, puede ocurrir que la sensación de deterioro se apodere de la organización. Sin embargo, sus miembros se convencen de que todo lo malo proviene de afuera, de otros actores, por lo que poco o nada pueden hacer para librarse de ese impacto externo. El determinismo ajeno inunda la mente de los miembros que se declaran víctimas del destino decidido por “otros”, lo que sirve de excusa perfecta para no entrar en acción.

Revertir estas situaciones requiere valor para frenar el deterioro, tomar la decisión de ser protagonistas y no mártires del devenir. Urge de voluntad para defender convicciones propias en el primer caso, de coraje para romper la espiral del conformismo en el segundo, y de proactividad para erradicar la resignación en el tercero.

Los miembros de los equipos de alto desempeño agudizan su pensamiento crítico, actúan con valentía para cambiar a tiempo y son determinados para imprimirle un rumbo retador a su futuro. De esta forma siempre están lejos de caer en la trampa del “fuego lento”.

Autor: Germán Retana. Para ver el artículo original ingrese aquí

Entre Páginas

La Auténtica felicidad. Martin Seligman.

la autentica felicidadLa Psicología Positiva revoluciona el concepto de felicidad y señala el camino para conseguirla. El doctor Martin Seligman, investigador de la psique humana que hace una década creo el concepto de “optimismo aprendido,” presenta ahora la corriente de la Psicología Positiva. En lugar de centrarse, como la psicología tradicional, en el estudio de la enfermedad mental, la Psicología Positiva dirige su atención a las fortalezas humanas. Basándose en investigaciones, Seligman sostiene que la auténtica felicidad no solo es posible, sino que -lejos de depender de la suerte- puede cultivarse identificando y utilizando muchas de las fortalezas y rasgos que ya se poseen.

 

 

De Ferrari a los Rolling Stones. Los secretos de los mejores equipos del mundo. Khoi Tu

libro ferrari2¿Qué tienen en común el equipo de Fórmula 1 de Ferrari con los Rolling Stones o con los Estudios de Pixar?: que su éxito no se basa en la suma de individuos con talento, sino que consiguieron crear auténticos “super equipos”. “Khoi desmitifica y desentraña aquello que es realmente necesario para crear equipos de alto rendimiento. Aconsejo a todos los interesados en cómo trabajar en equipo que se sumerjan en la lectura de este libro” Manfred Kets De Vries.

 

 

Cursos Destacados

Formación de Equipos de Alto Desempeño: El objetivo de este curso es fortalecer la identidad del equipo de trabajo, a través de un proceso reflexivo dinámico que les permita mejorar el conocimiento interpersonal, descubrir las potencialidades de cada miembro y facilitar la comunicación, con el objetivo de alcanzar un desempeño superior. Ver más

Taller de Sensibilización para el Cambio: El objetivo de este curso es sensibilizar sobre el impacto de los procesos de transformación del negocio en los empleados, transmitir el rol clave que ellos juegan en el éxito del cambio, así como también compartir algunas iniciativas que podrían ser aplicadas en su organización. Ver más

Próximos Eventos

foto congreso hc  Ponencia el 29 de mayo a las 4:00 pm.  Ver más

 

cigeh 2013(1) Ponencia el 18 de julio a las 9:00 am. Ver más

HENKA en los medios

Los invitamos a leer nuestro artículo acerca de la gestión del cambio en implantaciones tecnológicas para la revista colombiana Misión Pyme (página 46)

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