Nuevas Tendencias y Mejores Prácticas en Educación

1 de diciembre de 2009

Cada vez más para las empresas es indudable la importancia de su gente. El recurso humano ya no sólo es visto como un generador de un producto o servicio, sino como colaboradores que día a día contribuyen con el éxito del negocio.


 

AnclaNota Editorial

Cada vez más para las empresas es indudable la importancia de su gente. El recurso humano ya no sólo es visto como un generador de un producto o servicio, sino como colaboradores que día a día contribuyen a través de su trabajo con el éxito del negocio. Esto nos demuestra la gran importancia de invertir decididamente en el bienestar y especialmente en el desarrollo de las personas que integran la organización.

Cuando una organización busca sensibilizar a su gente acerca de nuevas formas de realizar una tarea determinada o incorporar herramientas para mejorar su competitividad, la capacitación aparece como uno de los medios más eficaces para alcanzar esos objetivos. Una vez identificadas las necesidades de capacitación el paso siguiente es definir la metodología de entrenamiento a utilizar entre diferentes opciones: presencial, a distancia (virtual training), programas autoadministrados, “on the job training”, entre otros.

La dinámica competitiva que están incorporando las empresas, la urgente necesidad de actualización que moviliza a muchas otras y las características geográficas de los países hacen prever que las técnicas de capacitación a distancia comenzarán a ganar espacio sobre las opciones tradicionales.

En esta edición de Notas de Cambio Henka conoce cuáles son las tendencias actuales en materia de educación y capacitación de recursos humanos, además de los cinco factores clave para formar Líderes de Cambio y nuestros productos más importante en el área de diseño y ejecución de una estrategia de entrenamiento.

AnclaHablan nuestros clientes y aliados – compartiendo experiencias

 

En esta oportunidad nuestra invitada es una profesional con más de 20 años de experiencia ocupando diferentes posiciones en diferentes industrias, y quien en los últimos 10 años ha participado en gran cantidad de proyectos de Implementación de SAP y en Procesos de Cambio.

Para Henka Change Management Consulting es un gran honor contar con la colaboración en esta edición de Notas de Cambio de Raiza Morales, Directora de Educación para MCLA de la empresa líder en el mercado de Sistemas de Gestión e Información, SAP, quien nos dará su visión sobre las principales tendencias que se observan en el mercado latinoamericano y venezolano en Educación, además de las barreras típicas que enfrentan las organizaciones en temas de capacitación y entrenamiento.

Raiza Morales
Directora Educación para MCLA
SAP

 

Nuevas tendencias y mejores prácticas en Educación

Cada vez más, las organizaciones están demandando mecanismos para agilizar los procesos de aprendizaje que permitan absorber el conocimiento de una manera más rápida, mucho más visual, auditiva y kinestésica, buscando todos los medios disponibles para acortar y acelerar la curva de aprendizaje. Es una necesidad para las organizaciones hoy en día que la capacitación llegue a más personas, en menos tiempo, a un menor costo y que sea perdurable en el tiempo.

En ese sentido y tomando en cuenta estas premisas, creo que el mercado de educación ha respondido a estas demandas, un ejemplo de esto es el auge del e-learning, cuyo objetivo principal es mantener un nivel básico y homogéneo de conocimiento a lo largo de toda la organización y asegurar que sea accesible y no se pierda con la salida de personal. La gran ventaja de este tipo de capacitación es que se pueden tomar desde cualquier lugar, sin necesidad de incurrir en gastos de movilización, y en cualquier momento. Otro ejemplo es el Virtual Training o Capacitación Virtual, que permite llegar en tiempo real a grupos de personas que pueden estar en diferentes puntos de una ciudad o incluso en diferentes países, a bajos costos y con altos niveles de efectividad.

Estas dos opciones le ofrecen al mercado excelentes alternativas de capacitación a menores costos y con grandes ventajas, sin embargo, implican un cambio cultural importante que es necesario gestionar. Es necesario trabajar en demostrar su efectividad, en demostrar que los costos asociados se pueden manejar y que las herramientas tecnológicas que existen hoy en día permiten una capacitación efectiva sin perder la cercanía de una sesión presencial.

Considero que la capacitación presencial siempre será importante, por lo que las empresas pueden optar por un plan de entrenamiento mixto, en donde los “power users” se entrenen fuertemente para que sean ellos los que generen los e-learning y hagan las capacitaciones virtuales. Para ello se pueden establecer diferentes niveles de conocimientos que se pueden obtener a través de diferentes medios, dependiendo de la profundidad del mismo y de las audiencias. Este es el tipo de soluciones que ofrece la capacitación a futuro, sin dejar de lado nunca que se identifiquen necesidades puntuales de capacitación presencial en las que termines de dar el conocimiento global con un cierre en el que las personas puedan expresar todas sus inquietudes y hacer todas las preguntas necesarias.

 

Tendencias en América Latina

Apenas estamos comenzando en Latinoamérica. En el mercado de México y las Islas del Caribe se está aceptando muy bien la oferta de Academias Virtuales o eAcademy por ejemplo, que son una nueva oferta de SAP; esto debido a la dispersión geográfica propia de estos países y los problemas de movilización y también porque empiezan a surgir inquietudes en los participantes, porque quieren ir a su propio ritmo y escogiendo el nivel de intensidad que se adapte a sus necesidades. Es otro estilo de capacitación que responde a unas necesidades muy particulares del mercado.

 

Barreras que enfrenta la educación en las Organizaciones

Básicamente es un tema de costos y presupuesto, de rotación de personal, además de una falta de entendimiento de la necesidad de la capacitación para ser exitosos en cualquier proyecto de implementación de una nueva tecnología que cambie los procesos de negocio y que cambie la forma de trabajar. Hay una falta de comprensión de lo importante que es el conocer y dominar la herramienta, y más allá de saber cómo ingresar un dato en el sistema es entender cómo esa herramienta está sustentando tus procesos de negocio, que es lo que realmente clave.

Esto termina convirtiéndose en un círculo vicioso. Porque la empresa no invierte capacitación, las personas no pueden usar la herramienta correctamente, por lo que pierdes el valor de la misma, piensas que la herramienta no funciona, por lo tanto tampoco inviertes más capacitación. Cuando lo que deberíamos crear en las organizaciones son círculos virtuosos donde la gente se capacite cada vez más, cada vez mejor y pueda entender el proceso, pueda utilizar mejor la herramienta y generar más valor a la empresa.

Las empresas deben tomar conciencia de las razones por las cuales no están siendo exitosas, y la respuesta muchas veces será que no cuentan con el personal debidamente capacitado para manejar el sistema y las herramientas disponibles. Y no sólo tomar conciencia, sino tomar acciones al respecto, porque muchas veces nos encontramos que los presupuestos de entrenamiento son mínimos con respecto a las inversiones que hacen las empresas en nuevas tecnologías y herramientas de trabajo.

 

Educación y Gestión de Cambio para Implementaciones Tecnológicas

Una implantación de sistemas implica un cambio importante y la empresa debe estar preparada, desde el perfil de las personas que van a asumir el cambio, la capacitación que deben recibir, los procesos que van a manejar y el cambio cultural y de forma de pensar. Una de las barreras principales es precisamente que las empresas carecen de plataformas de Educación que ayuden a enfrentar los retos de manera más rápida. Hoy, la constante principal para cualquier segmento de industria son los cambios, y así como la empresa se prepara para enfrentar los cambios, también requieren de la plataforma que los apoye en generar los cambios en procesos y sobretodo en el día a día de los usuarios, si tienes usuarios no preparados manejando el sistema, afectarán el desempeño de toda la herramienta.

SAP responde a estas necesidades preparándose para ofrecer a sus clientes más posibilidades en materia de educación, desarrollando cada vez más e-learnings enfocados hacia roles típicos de usuarios finales o hacia roles de consultores técnicos, la oferta de eAcademy y de Cursos Virtuales a distancia. Además de los entrenamientos presenciales apoyados en las herramientas de SAP como SPP (SAP Productivity Pack), para la documentación de procesos y generación de material de capacitación y como User Experience Management que pueden identificar brechas de capacitación al identificar las transacciones o áreas de implementación del sistema en las que no se están utilizando correctamente, sea porque se usan por debajo de lo normal o demasiado, o porque se cometen muchos errores en la misma transacción.

La Gestión de Cambio es clave en una implantación tecnológica, y la capacitación como parte de estas prácticas se convierte en un factor fundamental para garantizar que los cambios se den y que la herramienta funcione acorde a las expectativas y a las necesidades del negocio.

 

AnclaCinco factores clave para formar a Gerentes y Supervisores como Líderes del Cambio

  1. Involúcralos desde el principio
    Los gerentes y supervisores deben asumir su propio proceso de cambio antes de facilitar el cambio para las personas que les reportan
  2. Comparte el rol que se espera que desempeñen
    No solo en un nivel general de expectativas, sino en un conjunto de actividades específicas
  3. Desarrolla las competencias necesarias
    Considera que el “liderazgo para el cambio” es una competencia que puede y debe ser desarrollada
  4. Proporciónales herramientas
    Incluyendo modelos y metodologías para la gestión del cambio, mejores prácticas, guiones con los tips de comunicación más importantes y todas las características de los diferentes roles involucrados
  5. Proporciónales el apoyo
    Ayude a sus gerentes y supervisores a ser exitosos como líderes del cambio con el soporte de sus compañeros y de expertos en la materia

 

AnclaEntre Páginas

Algunas lecturas recomendadas:

“El Corazón del Cambio”
Autor: John Kotter

El libro demuestra que el motivo por el cual gran parte de las iniciativas de cambio fallan es que reposan demasiado en “búsqueda de información, análisis, reportes y presentaciones” en lugar de un enfoque dirigido a captar las emociones que motivan a la acción eficaz. Este libro muestra un enfoque de 8 pasos que han dado resultados en más de cien organizaciones.

 

 

“La Danza del Cambio”
Autor: Peter Senge

En este libro el autor responde la siguiente pregunta : ¿Cómo ir más allá de los primeros pasos del cambio corporativo y cómo mantenerlo?
El autor describe los obstáculos potenciales y propone maneras de convertir estos obstáculos en oportunidades de mejora. Los lectores aprenden como crear las capacidades personales y organizacionales necesarias para hacer frente a los retos de cambio.

 

AnclaNuestros Productos 

Una Estrategia de Entrenamiento consiste en la planificación y diseño de los mecanismos y herramientas instruccionales que asegurarán la asimilación por parte de las personas impactadas directamente por el cambio de la nueva forma de operar los procesos del negocio de manera integrada y estandarizada.

Algunos de los objetivos más importantes cuando se elabora una Estrategia de Entrenamiento son:

  • Proveer los conocimientos, habilidades y destrezas necesarias
  • Acortar la curva de aprendizaje para lograr el desempeño deseado en el menor tiempo posible
  • Proveer los medios que soporten el desempeño del personal durante y después del proceso de cambio

El éxito de la capacitación dependerá de 5 factores clave:

  • Instructores conocedores
  • Usuarios motivados
  • Adecuada logística
  • Efectiva coordinación
  • Evaluación y seguimiento de lo aprendido

Los principales entregables de una Estrategia de Entrenamiento son: