Idea

Lecciones Aprendidas 2010

24 de enero de 2011

El año 2010 representó para Henka un año de mucha actividad, cargado de retos que nos dejaron excelentes momentos para aprender y crecer junto a nuestros clientes y aliados.

Nota Editorial

La consultoría en gestión de cambio es una experiencia sumamente enriquecedora. Sabemos que el cambio es inevitable, sin embargo el crecimiento y el éxito de un negocio es opcional.

Si bien el acercamiento metodológico hacia las proyectos de transformación suele ser bastante similar, las variables de cada negocio, su cultura, su gente y su “manera de hacer las cosas” brindan siempre nuevos retos a quienes tenemos la labor de facilitar y “tomarlos de la mano” durante esta travesía. Sin embargo, años de experiencia en este sector nos han enseñado que hay comportamientos y situaciones que se repiten en la gran mayoría de los proyectos, los cuales pueden convertirse un obstáculos para el éxito de las nuevas iniciativas que está implementando la organización.

En esta primera edición del 2011 de Notas de Cambio Henka aprovechamos la oportunidad para reflexionar y compartir con nuestros lectores algunas recomendaciones a considerar antes de comenzar un proyecto de transformación, así como también algunas lecciones que hemos aprendido a lo largo de nuestra experiencia que le serán de orientación durante la ejecución del proyecto.

No se pierdan además la continuación de nuestra sección la Psicología del Cambio con el tercer factor clave para el éxito de un proceso de cambio.

AnclaHENKA comparte experiencias y lecciones aprendidas

El año 2010 representó para Henka un año de mucha actividad, cargado de retos que nos dejaron excelentes momentos para aprender y crecer junto a nuestros clientes y aliados.

Para esta edición de Notas de Cambio, contamos con la valiosa participación de Raquel Zambrano, nuestra directora, que compartirá algunos elementos y lecciones aprendidas a considerar para gestionar un proyecto de transformación organizacional.

Retos, iniciativas y cambios que se perfilan para el 2011

Este año se perfila con nuevos y diversos retos, los líderes continuarán este año a nivel de Latinoamérica buscando la máxima eficiencia en los procesos, implantar nuevos modelos de negocio, nuevas tecnologías, generar productos y servicios innovadores, mejorar la cadena de suministros para llegar a diferentes mercados y consumidores de manera rentable y efectiva y desarrollar ventajas competitivas que los diferencien de sus competidores, mediante el uso adecuado y comprometido del talento de la organización.

Serán muchas las iniciativas que traerán grandes transformaciones y cambios que impactarán al personal, el cual requerirá compartir nuevos valores y desarrollar competencias a una gran velocidad, como la flexibilidad y la capacidad de adaptación, competencias que se hacen imprescindibles para tener éxito en el mundo de hoy.

Para implantar estas iniciativas, la gestión de proyectos seguirá siendo la vía más segura y rápida para aglutinar los esfuerzos para alcanzar los objetivos en el tiempo y presupuesto previsto.

No obstante, ya sabemos que el éxito de los proyectos depende de muchos factores los cuales deben tenerse presentes antes y durante la vida del mismo. Existen muchas referencias y mejores prácticas que podemos considerar al momento de gestionar un proyecto que implique una transformación organizacional. Es por ello que en esta ocasión quiero compartir con ustedes algunos aspectos y lecciones aprendidas que hemos obtenido de nuestra experiencia en los últimos años.

Algunos elementos a considerar al abordar un proyecto que genere alto impacto a la organización

  • En un proceso de cambio la organización entra en dos autopistas, por tanto debe estructurarse y organizarse para gestionar el día a día y a la vez dedicar recursos y tiempo al proyecto de cambio
  • Actualmente los cambios tecnológicos se realizan a gran velocidad, no obstante muchas veces es más fácil cambiar la tecnología que los hábitos de la gente. De allí la importancia de gestionar el cambio de forma estratégica y planificada
  • Por lo general, las organizaciones están expuestas a una serie de cambios que se van dando de forma paralela al proyecto . NO se puede perder foco y la empresa debe definir prioridades por que podrían saturar a la organización y diluir la energía y los recursos
  • Siempre los cambios impactan a la organización como un todo por tanto al abordarlos se debe hacer con una visión sistémica
  • Los proyectos van a un ritmo más rápido que la organización, de allí que el proceso de toma decisiones debe acompañar la velocidad del cambio y no frenarlo
  • La gestión de proyecto implica disciplina: un equipo de trabajo cohesionado, dedicado y con el empowerment y las competencias adecuadas para alcanzar los resultados en el tiempo previsto.
  • Los proyectos están inmersos en un entorno organizacional afectado por factores externos e internos, por tanto el seguimiento de ese entorno permitirá anticipar riesgos de manera proactiva

Sin duda cuando se inicia un proyecto debemos tener presentes los siete puntos anteriores con la finalidad de tomar las previsiones y acciones necesarias que aseguren desde el inicio altas posibilidades de éxito. Ahora bien, quisiera céntrame en los diez lecciones aprendidas que considero fundamentales en cualquier proyecto que decidamos acometer.

Lecciones aprendidas

Mi idea es compartir con ustedes algunas lecciones aprendidas a lo largo de muchas experiencias del equipo de HENKA en diferentes proyectos y que es importante tener presente:

  • Comenzar a tiempo: Si no se cuenta con el personal adecuado y con total dedicación al proyecto desde el inicio, los miembros del equipo que se incorporarán posteriormente le costar mucho ir al ritmo del proyecto, lo que generará una reacción negativa que afectará su desempeño y el del equipo.
  • Identificar roles clave del equipo de proyecto: Cuando los proyectos tienen una duración de más de seis meses existen altas probabilidades de rotación del personal por tanto siempre debemos tener identificados personal que pueda cubrir los roles clave en el proyecto
  • Seleccionar cuidadosamente al equipo de proyecto: Nunca seleccionar personal que tenga problemas de autoestima, prepotencia, y egocentrismo para participar en proyectos ya que se convertirán en barreras humanas para el logro de los objetivos
  • Brindar seguridad y aclarar expectativas de los participantes: Los integrantes del equipo deben sentir seguridad en contar con una posición en la organización al finalizar el proyecto, si no se crea precedentes que generan rechazo a la participación en proyectos futuros
  • Celebrar las metas cumplidas: Se debe reconocer y celebrar los logros a lo largo del proyecto de manera de mantener el entusiasmo y la energía positiva
  • Seleccionar a un gerente líder y con dedicación completa al proyecto: Se debe seleccionar adecuadamente el Gerente del proyecto y que su dedicación sea 100% al proyecto, debe tener cualidades como el liderazgo, carisma, capacidad de influir, flexibilidad, disciplina y sobre todo tener prestigio en la organización. Su labor fundamental será el de convencer a la organización, lograr el consenso y alineación del nivel ejecutivo con el proyecto, guiar y orientar el equipo para asegurar el logro de los objetivos en los tiempos previstos.
  • Definir una metodología para controlar el avance: El control de proyecto se debe llevar de manera disciplinada, es decir semanalmente para el equipo de proyecto y quincenalmente para el Comité Estratégico del proyecto, haciendo seguimiento a los puntos abiertos, riesgos y actividades criticas.
  • Ser ágiles en la toma de decisiones: No debe haber burocracia en la toma de decisiones del proyecto, ya que esto retrasa la generación de entregables y la ejecución de actividades a tiempo. Por tanto debe estar definido desde el inicio quien o quienes tendrán el rol de aprobar y validar, así como los mecanismos y los tiempos que se utilizarán
  • Comunicar, comunicar, comunicar: las comunicaciones son la clave para alinear la organización con el ritmo del cambio, han de estar continuamente presente a lo largo del proyecto ser oportunas, coherentes , consistentes y adecuadas a cada audiencia
  • Crear y mantener la necesidad de cambio a lo largo del proyecto: las organizaciones invierten grandes sumas de dinero en tecnología, contratación de consultores, recursos para llevar adelante los proyectos. Al inicio del proyecto por lo general existe mucho entusiasmo y apoyo de la Dirección de la empresa, pero en la medida que el día a día avanza, los proyectos quedan en un segundo plano de prioridades en la organización, debido a la tendencia de lo urgente sobre lo importante

Por último los proyectos son como “Cajas de Pandoras” en la medida que avanzan encontramos sorpresas organizacionales, unas buenas y otras no tan buenas, por tanto los lideres deben tener una mente abierta.

AnclaPsicología del Cambio. Comprensión de Factores Clave del Éxito de un Proceso de Cambio

En la edición anterior de Notas de Cambio, describimos el primer factor que facilita una gestión de cambio efectiva: Emisores y Receptores.
A continuación explicaremos el tercer factor: Autoridad para cambiar.

Factor No. 3: Autoridad para cambiar: el rol del liderazgo en un proceso de transformación

El patrocinio activo y visible del comité ejecutivo en un proceso de cambio es, sin duda, un factor de éxito clave. Sin embargo, un gran porcentaje de proyectos tiene un líder senior que cumple este rol, pero carece del verdadero patrocinio que se necesita para garantizar un proceso de transformación exitoso.
¿Le parece familiar esta situación? Veamos primero por qué es importante el patrocinio ejecutivo y qué significa realmente esta palabra.

Los patrocinantes deben asegurar que…

  • Existan suficientes recursos (económicos y humanos) para el proyecto
  • Se establezcan correctamente las prioridades en caso de que haya otras iniciativas de cambio en la organización
  • Los empleados comprendan el porqué del proyecto y cómo el cambio está alineado a la visión de la organización
  • Los gerentes que estén presentando resistencia al cambio puedan tener un canal para resolver sus desacuerdos

Teoría Vs. Práctica

En un estudio realizado por Prosci en el 2009, 575 organizaciones citaron “patrocinio poco efectivo para el cambio” como el obstáculo número uno para el proceso de transformación.

Al profundizar en esta investigación los líderes de proyecto dijeron que sí tenían un patrocinante como tal en el proyecto, sin embargo el error fue uno de los siguientes:

  • El patrocinante estaba “en el nivel equivocado” o en el “área equivocada” de la organización para soportar el cambio (no tenían control sobre la gente y sistemas impactados por el cambio)
  • El patrocinante era invisible (no se involucraba con el proyecto y no se comunicaba con los empleados)
  • El patrocinante no construyó una coalición con otros líderes del negocio
  • El patrocinante vaciló en soportar el cambio a mitad del proyecto (le dio prioridad a otro tema)
  • El patrocinante no manejó la resistencia durante el proceso de cambio

A continuación algunos supuestos que deberían cumplirse al momento de seleccionar un patrocinante para un proyecto de cambio.

Un “checklist” de patrocinio

AnclaEntre Páginas

Algunas lecturas recomendadas

“Convertirse en un gerente de alto desempeño”
Autor: HBR

Este libro provee un compilado de lecturas acerca de estrategias para el manejo eficiente del tiempo y del estrés, adicionalmente ofrece un panorama muy cercano a lo que realmente implica ser un gerente en la actualidad.

Este libro está especialmente dirigido a cualquier profesional que desee trabajar de manera mas efectiva y seguir siendo competitivo en un mundo altamente cambiante.

 

“Switch” (El suiche)
Autores: Chip Heath y Dan Heath

Combinando un poco de psicología, sociología, generencia y casos de estudio los autores relatan historias acerca de la gente y las organizaciones que han implementado exitosamente cambios significativos en momentos difíciles.

 

AnclaNoticia del Mes – Nueva Página Web de HENKA

Estamos orgullosos de presentar nuestra nueva página web http://www.henka.com.ve para dar a conocer a mayor profundidad nuestra empresa y los productos y servicios que ofrecemos.

A partir de hoy estaremos actualizando nuestro contenido en línea con artículos y enlaces de interés en materia de gestión de cambio, gestión organizacional y comunicaciones estratégicas. Adicionalmente disponemos un apartado donde encontrar todas las ediciones publicadas de Notas de Cambio.

 

Enlaces de interés:

  • En materia de Educación, encontrarán todos los cursos y talleres que dictamos: http://www.henka.com.ve/educacion
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