Cómo cambiar el Sistema Académico

El cambio tecnológico en Universidades: El valor agregado de Gestión de Cambio

19 de junio de 2018

Entrevista a Karelya Sosa, Directora de Servicios en Colombia para HENKA, acerca de los factores de éxito en Estrategias de Cambio Tecnológico para Instituciones de Educación Superior.

Compartiendo con Karelya Sosa, Gerente experta en Cambio y Transformación.

 

karelya sosa henkaA continuación, Karelya Sosa, quien ha liderado diversos proyectos desde Gestión de Cambio para implementaciones tecnológicas, nos comparte en entrevista, cuáles son los factores de éxito para llevar adelante proyectos de este tipo en Universidades.

Sosa cuenta con más de 12 años de experiencia en Transformación y Cambio Organizacional, acompañando a todo tipo de organizaciones e instituciones educativas a adoptar con éxito nuevas tecnologías. 

En los últimos años ¿Cuál es el cambio que has evidenciado en las instituciones de Educación Superior en Colombia?

Cada vez vemos mayor interés de las Universidades en contar con soluciones que permitan tener procesos más eficientes, teniendo como centro al estudiante y como prioridad la satisfacción de sus necesidades académicas desde la admisión y hasta su graduación.

En Colombia, son muchas las instituciones de educación superior que han aceptado este reto en los últimos 5 años.

A continuación, compartimos con nuestros lectores algunos aspectos de nuestra experiencia acompañando la implementación de uno de los habilitadores tecnológicos líderes en el mercado para la industria de Educación Superior:

Según tu experiencia, liderando este tipo de procesos  en Universidades ¿qué ha determinado el éxito de la estrategia de cambio?

1. Un patrocinio activo y visible

Todos los enfoques de cambio de las mejores empresas de consultoría en el mundo identifican éste como el factor principal para potenciar la autoridad para el cambio.

  • Debemos cuidar y reforzar la figura del Rector de la institución, como principal vocero del cambio (especialmente para comunicar temas estratégicos)
  • Y aprovechar para dar visibilidad a otros voceros como los Vicerrectores, Decanos, Directores o Gerentes de área, para comunicar implicaciones personales del cambio o posibles riesgos
  • Hay que definir una agenda de liderazgo, que acompañe y guíe a este grupo durante todas las fases del proyecto.

2. Los impactos del cambio: el corazón de la transformación

En la medida en que entendamos qué le va a cambiar al estudiante, al docente o al colaborador, entonces podremos enfocarnos en la mejor estrategia para que conozcan esta información.

Nos preguntamos ¿cuáles son los procesos con los mayores impactos? ¿qué es exactamente lo que cambia? ¿este impacto cuándo se va a dar? Esto importa porque no es lo mismo comunicar la fecha del proceso de matrícula a los estudiantes, que capacitar a los docentes en la nueva forma de cargar las calificaciones en el nuevo sistema o explicar a las Facultades la nueva manera de realizar la programación académica.

Cada impacto trae consigo una estrategia y acciones diferentes para mitigarlos.

3. Gerencia de Proyecto y Comunicaciones / Mercadeo 100% involucrados activamente en las estrategias

Desde la gerencia del proyecto se le debe dar prioridad a este punto desde el inicio, dedicar tiempo a la definición de las estrategias y asignar el presupuesto para cada acción. En este punto es vital involucrar desde el inicio al área de Comunicaciones y trabajar de la mano durante todo el proyecto, ya que conocen muy bien a la Universidad, sus audiencias y son quienes definen el tono y estilo de todo lo que se comunica en la institución.

4. El desafío de comunicar para todos

Diseñar una estrategia de comunicación fresca, concreta clara… ¡y digital! es uno de los aspectos más evidentes, pero también más retadores. Tenemos que aceptar el desafío que nos presenta compartir contenidos en los formatos más adecuados para cada audiencia.

Los estudiantes, usan su celular todo el tiempo, quieren todo digital; pero no leen correos, se quejan de los procesos, pero no se toman el tiempo de leer y entender los pasos a seguir para gestionar alguna solicitud. Siempre están apresurados, nunca tienen tiempo, prefieren ver videos y se interesan en las experiencias que podemos ofrecerles. En cuanto a esto, escribí un artículo muy interesante acerca de cómo un Centro de Experiencia y Soporte Unificado puede apoyar a crear momentos memorables para estudiantes.

Para los docentes (de planta y de cátedra) utilizamos mecanismos más formales, dándoles más información y a mayor profundidad sobre los cambios. Esta audiencia valora más los espacios presenciales para intercambiar ideas y plantear dudas e inquietudes. Cuando no puedes tener estos espacios con todos, debemos asegurarnos de considerar mecanismos virtuales y utilizar herramientas para la comunicación digital que permitan desplegar la información y conocer las impresiones.

Para los colaboradores administrativos, consideramos campañas digitales, pero también espacios presenciales valiosos para conocer sus expectativas sobre el proceso de cambio y promover las actitudes de apertura y flexibilidad necesarias (movilizarlos hacia la visión compartida del cambio).

5. Un Plan de capacitación completo, robusto y práctico

Es crítico para desarrollar conocimiento y habilidad durante y después del cambio. Por ello es importante:

  • Planificar un despliegue de la formación alineado a los procesos impactados, con un orden lógico de acuerdo a la cadena de valor de la universidad
  • Definir ¿qué materiales, guías, formatos son necesarios para la ejecución del proceso de formación para cada audiencia?
  • Velar por el enfoque proceso+herramienta, que garantiza que la capacitación sea realmente efectiva
  • Elaborar materiales personalizados por audiencia, alineados con las necesidades de los estudiantes, docentes o colaboradores
  • Asegurar que las presentaciones, guias, cartillas, videos, comunicados, etc. sean atractivos y con información concreta y práctica
  • Aprovechar las herramientas de educación virtual, para que la estrategia sea muy eficiente y podamos aprovechar el tiempo, los recursos físicos y los facilitadores disponibles ¿Qué contenidos pueden dictarse bajo esta modalidad? ¿Cómo los vamos a desplegar?
  • Asegurar los requerimientos logísticos que soportarán una ejecución exitosa

Los líderes funcionales del proyecto son los principales responsables de generar este contenido y nuestro deber como equipo de cambio es guiarlos para asegurar que este material este completo, sea atractivo, práctico y permita a las audiencias tener una visión “end to end” de los procesos.

6. Asegurar el soporte a los usuarios

No sólo se trata de tener una estrategia de soporte para atender las incidencias, requerimientos o problemas que se puedan presentar. Desde el punto de vista de la gestión de cambio se trata de:

  • Asegurar los mecanismos y materiales, para que los usuarios puedan acudir en caso de dudas
  • Definir quiénes prestarán el soporte dependiendo de la audiencia. Con eso garantizamos que cada equipo se especialice en atender las necesidades diferenciadas de un docente o un estudiante
  • Acompañarlos durante y después de la salida en vivo, en la ejecución de sus procesos y entender los retos que se les presentan en la operación y su día a día

Acompañamos a Instituciones de Educación Superior a adoptar exitosamente nuevas tecnologías.

En HENKA, hemos llevado adelante con éxito, proyectos de cambio tecnológico en distintas Universidades, favoreciendo la adopción por parte del personal administrativo, los profesores y por supuesto los estudiantes. Te invitamos a ver los testimonios de nuestros clientes y a conocer más acerca de nuestras soluciones en Transformación y Cambio Tecnológico.

¿Quieres conocer más? Escríbenos a: info@henkaconsulting.com