Mountaineers Descending Jungfrau

¿Cuáles son los retos en Proyectos de Implementaciones Tecnológicas?

1 de enero de 2010

En nuestro mundo moderno, las distancias se hacen más cortas, la tecnologí­a avanza a una velocidad que no deja de sorprendernos impactando nuestro estilo y calidad de vida.


AnclaNota Editorial

En nuestro mundo moderno, las distancias se hacen más cortas, la tecnología avanza a una velocidad que no deja de sorprendernos impactando nuestro estilo y calidad de vida. Las organizaciones no escapan a esta realidad, muy por el contrario, han convertido a la tecnología en una de las principales fuentes de ventaja competitiva, aumentando la productividad y efectividad de sus procesos y de su recurso humano. Esto hace que el principal reto para una organización sea mantenerse a la vanguardia y ser capaces de adaptarse, cada vez más rápido, a los cambios del entorno.

Cuando una organización inicia un cambio en las herramientas tecnológicas que utiliza para soportar su operación se enfrenta a grandes desafíos, que comienzan desde la propia selección de la mejor alternativa para sus necesidades, la conformación de un equipo de proyecto y sobre todo, lograr compartir la urgencia y la visión del cambio en todas sus áreas.

En esta edición de Notas de Cambio Henka tuvimos la oportunidad de conocer algunas impresiones y recomendaciones acerca de los factores que pueden asegurar el éxito de un proyecto de implementación tecnológica. En nuestra sección Cinco Factores Clave le hablaremos sobre la forma de mejorar las comunicaciones organizacionales en tiempos de cambio y Nuestros Productos más importantes en el área de diseño y ejecución de una Estrategia de Comunicación.

AnclaHablan nuestros clientes y aliados

Para una organización, iniciar un proyecto de implementación tecnológica representa un gran reto y una gran inversión que debe considerar, no sólo las necesidades técnicas y operacionales del negocio, sino las necesidades de los usuarios.

Para esta edición de Notas de Cambio, contamos con la valiosa participación de Beatriz Lamata, Gerente de Tecnología de la Información de la empresa líder en el mercado de retail en Venezuela, Central Madeirense, quien tiene más de 20 años de experiencia en el área y hoy en día tiene el reto de gerenciar uno de los proyectos más importantes de Implementación Tecnológica en Latinoamérica.

Beatriz Lamata
Gerente de Tecnología de la Información
Central Madeirense

Principales Retos en Proyectos de Implementaciones Tecnológicas.

Central Madeirense comienza este año 2010 con un gran desafío por delante. ¿Cuáles consideras que son retos más importantes a los que se enfrenta una organización que inicia un proyecto de Implementación Tecnológica?

“El gran reto de un proyecto para la implementación de una nueva tecnología es la gente, si no hay participación e interés por hacer que las cosas cambien y si no se asumen las nuevas formas de trabajar, el sistema por sí mismo no traerá ningún beneficio a la organización. La participación de los usuarios en este tipo de proyectos comienza desde muy temprano, con el levantamiento de sus necesidades y expectativas para la selección de la mejor herramienta y se extiende hasta que son testigos y voceros de los beneficios que ha traído para su trabajo y para la organización.

Si los usuarios no participan y se comprometen con el proyecto de implementación, lo más probable es que el sistema quede subutilizado y que no se reporten todos los beneficios que la organización esperaba.

 

El factor de éxito más importante es el compromiso

Nuestro factor de éxito ha sido el compromiso que han demostrado todas las personas que se han involucrado con el proyecto hasta ahora, desde nuestro personal hasta los aliados que nos acompañan en este gran reto. Sabemos que el cambio al que nos enfrentamos como organización es grande, pero la necesidad que se evidencia en las diferentes áreas operativas del negocio hace que los líderes y los usuarios se sientan partícipes del éxito del proyecto; más aún cuando han sido testigos de los beneficios que pueden alcanzar con este nuevo sistema.

El involucramiento de los diferentes usuarios del sistema desde las primeras fases del proyecto para conocer la herramienta, sus funcionalidades y como será adaptada a las necesidades del negocio, ha permitido disipar muchas de las dudas iniciales, generar confianza en el proyecto y sentido de urgencia para cambiar.

Otro factor de éxito es el Equipo de Proyecto. El recurso humano con el que contamos es de altísima calidad profesional y humana, desde nuestro personal hasta el equipo de implementación que nos está apoyando y que conocen a profundidad la herramienta y su impacto en los procesos de negocio. Asimismo el equipo de Gestión de Cambio, que nos apoya en el logro del reto más importante, como mencionaba anteriormente, que es la participación y el compromiso de la gente con los resultados del proyecto.

La contribución de los líderes de la organización también ha sido un factor de éxito que ha impulsado el trabajo que realiza el equipo de proyecto. Su participación en las diferentes sesiones de trabajo que se han llevado a cabo hace que el equipo entienda la importancia y la relevancia que tiene este proyecto para la organización.

 

Un Equipo de Proyecto Proactivo y Participativo También es clave

Para llevar a cabo un proyecto de implementación tecnológica en una organización necesitamos personas proactivas, participativas, de mente abierta, que sean capaces de expresar y defender sus opiniones, así como de respetar las de otros. Deben ser personas comprometidas con el éxito de la organización, que conozcan las características y necesidades del negocio, y lo más importante, que tengan el tiempo necesario para dedicarse a cumplir con la planificación de actividades del proyecto. Asimismo, las personas que sean asignadas formalmente al equipo de proyecto deben ser personas con capacidad y poder para tomar decisiones.

 

Gestión de Cambio Tecnológico: Una pieza Fundamental

El rol más importante que tiene el equipo de Gestión de Cambio es el de guiar a la organización y crear un ambiente propicio para que los cambios se den. Su labor de comunicación es de gran importancia para la sensibilización del personal impactado hacia los objetivos del proyecto, haciendo que se entienda la necesidad de cambio y cómo se verán afectados en sus labores del día a día. Igualmente la labor de apoyo en el frente de procesos y de capacitación serán determinantes para garantizar que todos los elementos organizacionales estén alineados para el momento de salir en productivo: la gente, los procesos y la tecnología.
Una recomendación que siempre hago a mis colegas que se encuentran ejerciendo un rol de gerencia dentro de un proyecto, es no subestimar la necesidad de Gestionar el Cambio. Cuando iniciamos este proyecto en Central Madeirense, uno de los puntos que se discutieron en las sesiones de trabajo inicial, fue la necesidad de contar con una metodología y una práctica de gestión de cambio comprobada, dada la importancia que tiene este proyecto para la organización y la cantidad de personas que se verían impactadas.”

 

AnclaCinco factores clave para mejorar las comunicaciones organizacionales

  1. Estructura tus esfuerzos 
    En tiempos de cambio la comunicación ocurre dentro de un contexto cambiante, no basta con sólo comunicar los hechos. La comunicación debe concebirse como una herramienta para apoyar la transición del empleado .
    Los mensajes deben tener foco y estructura: una intención y ser emitidos en una secuencia lógica.
  2. Comienza con suficiente anticipación
    Las comunicaciones son más efectivas cuando comienzan a inicios del proyecto. La comunicación temprana es más proactiva y promueve el compromiso oportunamente.
  3. Comunícate con mayor frecuencia
    El primer contacto con el empleado puede no ser internalizado de la manera como la organización espera. Los mensajes clave deben emitirse una y otra vez para ser más efectivos.
  4. Responde las inquietudes
    Comunicar no consiste en tan sólo emitir un mensaje. Comunicar es una interacción para lograr un entendimiento con el otro. En tiempos de cambio se debe responder a las preguntas más pertinentes que tengan los empleados
  5. Identifica a los emisores clave
    Los empleados quieren escuchar al líder de la organización para los mensajes corporativos, o en su defecto a quien lidera su área. Para mensajes personalizados del cambio, prefieren que el emisor sea su supervisor directo.

 AnclaEntre Páginas

Algunas lecturas recomendadas:

“Liderar con PNL”


Autor: Joseph O´Connor

¿Qué significa liderar?, ¿quién puede ser líder?, ¿cómo ha de ser el líder? Este libro explica cómo:

  • Desarrollar tu estilo natural de liderazgo
  • Crear una visión compartida
  • Generar confianza

“La Dirección por Valores”


Autores: Salvador Gacía y Shimon Dolan

La obra constituye una novedad para avanzar en la utilización de los valores como herramienta de liderazgo estratégico en la empresa. El modelo de la “Dirección por valores” recoge prácticas para simplificar, orientar y comprometer la conducta humana en la empresa. El libro presenta la clave para gestionar el cambio cultural basado en valores de orientación al control y hacia una nueva forma de pensar orientado al desarrollo personal y profesional.

 

AnclaNuestros Productos 

Una Estrategia de Comunicación consiste en establecer los lineamientos comunicacionales a seguir durante el desarrollo de un Proyecto determinado, con el fin de minimizar la resistencia al cambio y propiciar el compromiso y aceptación del proyecto por parte de las diferentes audiencias involucradas

Algunos de los objetivos más importantes cuando se elabora una Estrategia de Comunicación son:

  • Garantizar la emisión de información adecuada, oportuna y confiable
  • Sensibilizar hacia la necesidad de cambio como factor clave para asegurar el éxito del proyecto
  • Disminuir el nivel de incertidumbre
  • Integrar y alinear al personal de CM hacia el logro de los objetivos del proyecto

Cuatro principios guía que serán clave para el éxito de la estrategia:

  • Concentrar el esfuerzo en los usuarios que sufrirán mayor impacto
  • Utilizar mecanismos de efectividad probada para transmitir el mensaje
  • Concentrar esfuerzos en transmitir mensajes claves
  • Definir claramente responsables y sus actividades

Los principales entregables de una Estrategia de Comunicación:

  • Plan de Comunicación
  • Inventario de Audiencias Impactadas
  • Nombre, eslogan, logo y correo del Proyecto
  • Presentaciones de cierre por Fase
  • Boletines, dípticos y comunicados informativos
  • Mensajes Clave por Fase
  • Propuesta para conformación de Red de Patrocinio
  • Plan y presentaciones para reuniones por área impactada