autopista ajustada

¿Está preparado para un cambio tecnológico en su empresa?

28 de febrero de 2013

¿Cuál es el razón principal por la cual los ejecutivos , luego de una implementación de un sistema ERP, continúan insatisfechos?

Índice de Tópicos

Nota Editorial

El acercamiento convencional a un proyecto de tecnología, como la implementación de un sistema ERP, se enfoca generalmente en configurar y desplegar la tecnología a tiempo, mantenerse dentro del presupuesto y contar con los requerimientos de información en la fase de diseño. Cuando hay una visión más integral, el foco incluye también el rediseño de los procesos de negocio.
Este último enfoque suele funcionar bastante bien si la meta es optimizar los procesos y si se gestiona efectivamente el cambio organizacional. Sin embargo, se han visto muchos casos que aún y cuando estos proyectos mejoran la eficiencia de los procesos, reducen los costos e incrementan la productividad, los ejecutivos continúan insatisfechos.
La razón principal: una vez que entra en productivo el sistema, pocos prestan atención a descifrar cómo utilizar la información para tomar mejores decisiones o tener un mejor criterio en el manejo de aspectos clave del negocio. Es decir, para utilizar la información de manera estratégica.

En la entrevista de esta edición compartiremos con una persona que forma parte de nuestra red de conocimiento y expertos en TI: Jaime Bonilla, quien describirá, desde su experiencia como Presidente de ASUG Colombia, los retos más importantes a los que se enfrentan los líderes en la gestión del tecnológico y la importancia de considerar la información como un activo valioso para toda la organización.

Luego, daremos un vistazo a las 10 razones más comunes por las cuales la gente se resiste el cambio y algunos consejos para manejarlo.

Por último, brindaremos información acerca de próximos eventos de HENKA y nuestras apariciones en los medios.

Esperamos que la disfruten.

Compartiendo con nuestros clientes y aliados

j bonilla

En esta sección compartiremos con Jaime Bonilla, Presidente de ASUG Colombia y Vicepresidente de la Asociación de Usuarios de SAP Iberoamerica (AUSIA).

Bonilla es de profesión Contador Público y Especialista en Gerencia Financiera de la Universidad de la Salle, Colombia.
Cuenta con más de 20 años de experiencia en el sector privado y público.
En la actualidad se desempeña como especialista de SAP para Ecopetrol, en la Dirección de Tecnología de Información de Casa Matriz.

Entrevista a Jaime Bonilla

¿Cómo podemos prepararnos para un cambio tecnológico en nuestra empresa?

P: ¿Cuáles considera que son los retos más importantes a los que se enfrenta una organización que inicia un proyecto de implementación Tecnológica SAP?

Lo prinicipal es entender que una implementación tecnológica SAP representa un cambio fundamental en los procesos de toda la organización. El cambio de procesos implica entre muchas otras cosas: revisar y ajustar cada proceso desde su origen hasta su fin (end to end), requiere comprender claramente el uso de la información en cada etapa del proceso como fuente principal de las siguientes, significa identificar nuevas competencias entre las personas que los ejecutan diariamente y por último, lo más importante en mi opinión, entender que se va a optimizar la gestión en muchas áreas, pero que difícilmente se volverá a operar como se hace hoy en día.

¿Cuáles considera que son los errores más comunes que comete una empresa para gestionar un cambio tecnológico?, ¿cómo se pueden evitar?

El error más común es pensar que la tecnología debe atender todos los requerimientos del negocio y solucionarlos.
La alta administración debe tener total claridad de la estrategia del negocio: sus metas, su medición, los procesos empresariales y las acciones que me permitan desarrollar este plan, y en este entorno saber que la información se convierte en un activo valioso para toda la organización y sus grupos de interés

¿De qué manera percibe que las nuevas tecnologías afectan a los líderes de las organizaciones?

En un mundo globalizado y competitivo como el actual, el dinamismo de los negocios lleva al éxito a quienes sean capaces de responder o tomar decisiones más rápidas con el mayor número de datos, indicadores e información; ya que la información hoy día está disponible de manera inmediata de mil formas, en diversas fuentes y medios.
El dilema está, por una parte, en que muchos líderes no tienen claro cuál es la información más importante para tomar decisiones, para gestionar, para hacer seguimiento o para materializar la estrategia; y por otro lado las áreas de tecnología no alcanzan a dar respuesta al mismo ritmo con el que cambia el entorno de negocio.
Solo quienes apoyan procesos empresariales más ligeros y estándares, apalancados en tecnologías de punta y definen claramente sus fuentes y usos de información estratégica están llamados a marcar diferencia.

Pasados varios meses de la implementación de SAP, ¿qué debe suceder en la organización para asegurar el buen uso de las nuevas prácticas?

Pasados algunos meses la empresa debe validar el cumplimiento de las promesas de valor cualitativas y cuantitativas sobre las cuales estructuró su proyecto de implementación tecnológica.
Al validar e identificar estas fuentes de valor seguramente querrá protegerlas como un tesoro y creará o asignará un área organizacional para mantener el modelo de proceso end to end, la integración de la información, la infraestructura tecnológica y generará una estrategia de consolidación y crecimiento en torno a la solución SAP.

10 razones por las cuales la gente se resiste al cambio

semaforo wpEl liderazgo implica cambio, pero ¿qué debe hacer un líder cuando consigue resistencia generalizada? La resistencia al cambio se manifiesta de muchas maneras,desde una inercia paralizadora hasta sabotaje o “pequeñas rebeliones”.

La mejor herramienta de los líderes en un proceso de cambio es comprender las razones universales y predecibles de la resistencia en cada situación para luego tomar acciones estratégicas al respecto.

A continuación, las más comunes:

1. La pérdida de control.

El cambio interfiere con la autonomía y hace sentir a las personas que han perdido el control sobre su territorio. Nuestro sentido de auto-determinación es a menudo una de las primeras cosas que desaparecen cuando nos enfrentamos a una posible transformación organizacional.
Los líderes deben abrir un espacio para que los impactados puedan tomar decisiones y participar en la planificación.

2. Demasiada incertidumbre.

Si el cambio se ve como caminar hacia un precipicio con los ojos vendados, la gente lo va a rechazar. La gente prefiere soportar situaciones tediosas antes que dirigirse hacia lo desconocido.Como dice el dicho: “más vale malo conocido, que bueno por conocer”.
Superar la inercia requiere un sentido de seguridad y una visión que inspire. Los líderes deben brindar seguridad con pasos simples y lapsos de tiempo.

3. ¡Sorpresa, sorpresa!

Las decisiones impuestas en la gente sin previo aviso o con poco tiempo para acostumbrarse a la idea generalmente son rechazadas. Los líderes deben evitar la tentación de crear cambios “en secreto” y luego anunciarlos todos de una vez. Es preferible ir “plantando semillas”.

4. Todo cambió.

Cambiar significa que las cosas lucirán diferentes, pero ¿qué tan diferentes? El ser humano es una criatura de hábitos, de rutinas; y el cambio puede traer consigo una sensación de incomodidad.
Los líderes deben enfocarse en reducir las diferencias que no están relacionadas con el cambio principal.
En la medida de lo posible, deben mantener las cosas que son familiares

5. Rompimiento con el pasado.

Por definición el cambio significa romper con el pasado. En este sentido, la gente asociada a un pasado que no funcionó, estará a la defensiva.
Cuando hay cambios significativos en los lineamientos estratégicos del negocio,los ejecutivos de ese nivel pueden sentirse desmoralizados por sentir que habían enfocado sus esfuerzos equivocadamente.
Los líderes deben ayudar a mantener la dignidad de este grupo celebrando elementos del pasado que valgan la pena y hacer claro que el entorno ha cambiado y por ello, la razón del cambio. Eso facilita “pasar la página”.

6. Preocupaciones acerca de capacidades.

¿Puedo hacerlo? La gente se resiste al cambio cuando siente que no estará en capacidad de ejecutar bien su nuevo rol. Pueden expresarlo con escepticismo acerca de si el nuevo sistema realmente será una mejora, pero en el fondo lo que les preocupa es que sus skills sean obsoletos.Los líderes deben invertir tiempo en hacer reforzamiento positivo, suministrar suficiente información, educar, capacitar y brindar sistemas de soporte al usuario.

7. Más trabajo.

Aquí se presenta un reto universal. El cambio, en efecto, implica más trabajo.
Aquellos que están involucrados en diseñar y probar el proyecto de cambio están frecuentemente con una carga excesiva de tareas.
Los líderes deben reconocer el trabajo arduo permitiendo a algunas personas enfocarse exclusivamente en el proyecto de cambio, u ofreciendo algunas recompensas tanto a los participantes,como a sus familias, quienes frecuentemente hacen muchos sacrificios.

8. Reacción en cadena.

Tal como lanzar una piedra al pozo, el cambio genera reacciones en cadena alcanzado lugares insospechados.
Estas reacciones pueden generar efectos no deseados como “pequeñas rebeliones” en departamentos no relacionados con el proyecto, en clientes importantes, entre otros.
Los líderes deben ampliar su círculo de stakeholders (impactados) y considerar todas las partes que podrían resultar afectadas por el cambio, así sea en menor grado, y trabajar con ellos para reducir riesgos.

9. Resentimientos del pasado.

Los fantasmas del pasado siempre están al acecho.
Cuando la situación actual de la organización está controlada los fantasmas permanecen fuera de la vista, pero en el momento que solicitamos su ayuda para crear algo nuevo o diferente, entran en acción.
Las viejas heridas se abren y los resentimientos cobran vida, a veces, yendo generaciones atrás.
Los líderes deben considerar y tener gestos para sanar el pasado de la organización antes de abocarse al futuro.

10. Algunas veces la amenaza es real.

La gente rechaza el cambio porque a veces puede ser doloroso. Cuando nuevas tecnologías sustituyen a las viejas pueden desaparecer inversiones y presentarse un redimensionamiento de la fuerza laboral. En otros casos, requiere esfuerzos y exigencias muy fuertes del equipo de trabajo.
Lo mejor que pueden hacer los líderes cuando los cambios representan una verdadera amenaza es ser honestos y mantener una comunicación transparente.

Si bien es cierto que los líderes no podrán hacer sentir a la gente bien en todo momento, pueden reducir las incomodidades. Diagnosticar los motivos de la resistencia es el primer paso para brindar buenas soluciones.
El feedback de aquellos que rechazan el cambio puede ser de gran ayuda para mejorar el procesos y ganar aceptación del cambio.

Tomado de HBR digital. Autor: Rosabeth Moss Kanter. Para ver el artículo original haga clic aquí

Entre Páginas

Todos los días millones de organizaciones alrededor del mundo están lanzando iniciativas, algunas gigantescas y costosas diseñadas para mejorar el status quo. Sin embargo, entre el 50% y 70% de estos esfuerzos fallan.

Algunas de estas iniciativas perduran, sin embargo, la mayoría muere de manera dolorosa, llevándose con ella los recursos, la energía y la moral de la compañía.
¿Quién está matando el cambio? Después de leer este libro, hallarás de manera divertida, pero muy concreta, las respuestas a ese pregunta.
¡Que comience la investigación!

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CIGEH Panamá 2013: Estaremos participando como conferencistas y con un stand en el próximo Congreso Interamericano de la Gestión Humana.

Fecha: del 17 al 19 de julio

Lugar: Hotel Hard Rock Panamá

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 Los invitamos a leer la entrevista a nuestra directora en la edición de febrero de la revista panameña Mundo Social (página 96).