El cambio tecnológico en Universidades- El valor agregado de Gestión de Cambio

Crear Momentos Memorables para los Estudiantes – Un Factor de Éxito para el Cambio Tecnológico

19 de junio de 2018

El Centro de Experiencia y Soporte Unificado como parte de la estrategia de Gestión de Cambio en implementaciones tecnológicas en Universidades

Los jóvenes viven un mundo de experiencias y están revolucionando la forma que tenemos de transportarnos en la ciudad, de viajar, de escuchar música, de ver videos y así un sin número de cosas. Quieren vivencias auténticas, interactuar y, por supuesto, compartirlo en redes sociales.

Entonces, quienes tenemos la responsabilidad de gestionar cambios de este tipo y nos enfrentamos a audiencias tan exigentes como los estudiantes, nos toca innovar constantemente para llegarles con estrategias atractivas. Profundizando las reflexiones en la entrevista que me realizaron acerca de mi experiencia en estrategias de Gestión de Cambio para implementaciones tecnológicas en Universidades, quisiera  compartir con nuestros lectores lo que ha sido la piedra angular de nuestra estrategia con los estudiantes en diferentes procesos de este tipo: la creación de un Centro de Experiencia y Soporte Unificado.

La Meta

Crear un centro de información, soporte y acompañamiento al estudiante que nos permita estar presentes en todo momento, en cada paso. Un espacio donde puedan conocer e interactuar con la nueva herramienta tecnológica.

Nuestro objetivo debe ser sorprenderlos y co-crear esta nueva realidad en la universidad conjuntamente con ellos.

El Proceso

¿Cómo lo hacemos? Integrando esfuerzos con muchas áreas:

  • Equipo de Gestión de Cambio de HENKA. Aportamos la metodología, el enfoque y la experiencia en otros procesos de cambio tecnológico en universidades. Sabemos lo que hay que hacer y desde un inicio conectamos con los aliados necesarios para hacer realidad las ideas que plasmamos en las estrategias y planes de cambio.
  • Comunicaciones / Mercadeo. Nos dan los lineamientos generales de imagen y marca que debemos tener presentes y articulan los esfuerzos con agencias y otros proveedores de la institución que nos escuchen, nos entiendan y plasmen todos nuestros sueños e ideas para crear el Centro de Experiencia; es decir, nos ayudan a aterrizar con diseños concretos cómo queremos que se vea, la capacidad, cómo debe fluir el tráfico de los estudiantes, dónde y cómo deben estar ubicados los computadores, Ipads y demás elementos.
  • La Academia. Especialmente las Facultades o Escuelas. Son nuestros grandes aliados en el apoyo a los estudiantes en todo lo que tiene que ver con la programación académica disponible, grupos, dudas con las asignaturas, entre otros. El trabajo y dedicación de los Decanos, Vice Decanos y Profesores (tanto de planta como cátedra) es muy importante como esas caras conocidas y fuentes de consulta válidas para los estudiantes.
  • Área de Tecnología. No sólo son los responsables de garantizar la conectividad del Centro de Experiencia, sino el acceso de los estudiantes a la nueva aplicación (usuarios, claves) y el soporte necesario para ayudar a quienes bloqueen sus usuarios (lo que pasa muchas más veces de las que uno se imagina) o quienes presenten problemas varios con los datos o la información que arroja el sistema.
  • Áreas de Bienestar / Experiencia Estudiantil. Son áreas tan cercanas a los estudiantes y todo su mundo en la Universidad, que no se pueden dar pasos que no incluyan su participación activa. Es importante garantizar su apoyo, no sólo con su tiempo de dedicación a monitorear la actividad del Centro, sino con eventos satélites que generen mayor tráfico, juegos, regalos y muy buena energía.
  • Otras áreas que participan en el Proceso de Matrícula. Se deben integrar desde las áreas de tesorería, apoyo financiero, registro académico, entre otras, para asegurar una atención integral a todas las necesidades del estudiante durante el proceso.

¿Qué podemos lograr con la creación de un Centro de Experiencia para Estudiantes?

  • Que se sientan parte importante y central del cambio
  • Una primera interacción exitosa con la herramienta de la mano con nosotros como proyecto y como equipo de cambio
  • Darles una experiencia completa, agradable, divertida y sobretodo que cumple con la promesa de valor que hace la universidad y el proyecto
  • Que puedan compartir por redes, en sus stories o por el “boca a boca” una experiencia positiva con la nueva herramienta
  • Presentar todos los beneficios que trae el nuevo sistema para ellos como estudiantes, eso sí, cosas concretas, como la nueva forma de hacer su matrícula, consultar su horario y su estado de cuenta, entre otros
  • Además, como son la generación del “ahora” resulta sencillo mostrarles todo lo que ganan en términos de accesibilidad y movilidad, ya que pueden ejecutar los procesos académicos que ofrece la herramienta desde sus celulares, computadores, tablets, etc con tan solo unos cuantos pasos
  • Incrementar su confianza en los procesos administrativos y académicos de la universidad, ya que pueden percibir claramente que con la nueva herramienta serán más rápidos y eficientes
  • Darles la garantía del soporte y ayuda cuando sea necesario
  • Asegurarles que vamos a estar allí para ellos, para ayudarlos en el proceso de cambio

Con la creación de un Centro de Experiencia y Soporte Unificado podemos escuchar a los estudiantes y guiarlos en procesos críticos, como el primer proceso de matrículas con la nueva herramienta. Nuestra experiencia exitosa implementando estas acciones nos llevan a recomendar este tipo de enfoques para acompañar los procesos de cambio tecnológico en Instituciones de Educación Superior.

¿Retador? Totalmente, pero les garantizo que esta estrategia da resultados. Les invito a visitar este álbum en Facebook y este otro donde podrán ver cómo luce un Centro de Experiencia y Soporte Unificado en algunos de nuestros clientes.

Acompañamos a Instituciones de Educación Superior a adoptar exitosamente nuevas tecnologías.

En HENKA, hemos llevado adelante con éxito, proyectos de cambio tecnológico en distintas Universidades, favoreciendo la adopción por parte del personal administrativo, los profesores y por supuesto los estudiantes. Te invitamos a ver los testimonios de nuestros clientes y a conocer más acerca de nuestras soluciones en Transformación y Cambio Tecnológico.

¿Quieres conocer más? Escríbenos a: info@henkaconsulting.com