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El rol de un patrocinador: el reflejo del éxito o fracaso de un proyecto

12 de agosto de 2014

El patrocinador del proyecto tiene una influencia tan importante en los resultados como el gerente.

Recientemente la imagen y rol del patrocinador en proyectos ha sido un tema que ha dado mucho que hablar, debido a la falta de consistencia o claridad en lo que realmente es su alcance o responsabilidades.

Cada día, toma mayor fuerza la percepción de que son ejecutivos cuya principal responsabilidad es asegurar los fondos del proyecto y luego reaparecer cuando éste haya culminado. Sin embargo, de su compromiso y tipo de involucramiento depende, en gran parte, el éxito de la iniciativa.

Ciertamente, el patrocinador o sponsor es la persona o grupo que además de proveer los recursos necesarios, debe participar activamente desde la concepción inicial del proyecto hasta su cierre, ya que sirve de portavoz frente a los altos ejecutivos. Asimismo, el patrocinador se encarga de reunir el apoyo de la institución y promover los beneficios que aporta el proyecto.

En resumen, ¿cuál es el rol del patrocinador de un proyecto?

  • Brindar una dirección clara del proyecto y definir cómo se alinea este con la estrategia del negocio: el sponsor no solamente debe liderar el proceso de selección de iniciativas a poner en marcha, sino que también se encarga de aportar al desarrollo del Project Charter y de traducir esos objetivos en entregables para el gerente y equipo de proyecto.
  • Garantizar que el proyecto esté a tiempo y dentro del presupuesto.
  • Brindar feedback en los reportes de estatus y asegurar que la información llegue a los grupos de interesados. El sponsor debe comunicar efectivamente la visión de la organización, sus objetivos y expectativas durante el ciclo de vida del proyecto sin cruzar la línea del micro management.
  • Promover el proyecto en el nivel ejecutivo para generar compromiso.
  • Asegurarse de que los problemas sean resueltos efectivamente. Esto incluye decisiones en cambios, riesgos, solución de conflicto y cualquier medida fuera de la autoridad del gerente de proyecto.
  • Apoyar al gerente de proyecto: ofrecerle tutoría, coaching y liderazgo en asuntos operacionales.
  • Generar sostenibilidad: El patrocinador garantiza que los resultados del proyecto estén alineados entre la gente y los procesos para que se mantengan  una vez culmine el proyecto.

En conclusión: el patrocinador del proyecto tiene una influencia tan importante en los resultados del proyecto, como el  gerente de proyecto. No obstante, debe existir completa claridad en el rol y responsabilidad de cada uno, sin dejar de verse como miembros compatibles de un mismo equipo.

El sponsor versus el gerente: ¿quién hace qué?

PATROCINADOR

GERENTE

Autoriza el proyecto

Ejecuta el proyecto
Se involucra de forma general en el proyecto Dirige el proyecto y los  detalles del día a día
Promueve la comunicación entre ambos y da un valor agregado

Le comunica al sponsor las fallas y acontecimientos dentro del proyecto.

 

Fuente: Blog del PMI

Anabella Laya

@henkaconsulting

Gerente de Mercadeo, Consultora en Gestión de Cambio, Comunicadora Social

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