¿Cómo definir el alcance de un proyecto correctamente?

Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido,  la gestión del alcance es una actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.

Los principales elementos que deben estar presentes en el alcance de un proyecto son los entregables y los límites del proyecto. Algunos pasos recomendados para definir estos dos elementos son:

  • Alinear los objetivos del proyecto con el alcance a través de los entregables.
  • Definir los entregables del proyecto mediante la herramienta de estructura desagregada de trabajo o ‘WBS’ (Work Breakdown Structure).
  • Revisar la lista de requerimientos funcionales de los clientes, así como, los requerimientos técnicos
  • Realizar sesiones de trabajo con el patrocinador del proyecto y el grupo de interesados o ‘stakeholders’, en caso de existir discrepancias entre los objetivos y los entregables.
  • Definir las fronteras del proyecto, como por ejemplo: áreas impactadas, áreas relacionadas, interfaces con sistemas de información existentes, tipo de datos requeridos, etc.
  • Definir las condiciones que están fuera del alcance del proyecto.
  • Validar el alcance del proyecto con los clientes finales, grupo de interesados y patrocinador.
  • Verificar que los recursos financieros y humanos asignados al proyecto sean suficientes.

Una correcta definición del alcance permite:

  • Establecer las expectativas de los ‘stakeholder’
  • Identificar las interfaces técnicas y funcionales del proyecto con el resto de la organización y sus clientes
  • Establecer por parte del gerente del proyecto, compromisos alcanzables y definición precisa de los recursos necesarios
  • Planificar detalladamente las actividades a ejecutar y representarlas en el Plan del Proyecto.

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