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¿Cómo definir el alcance de un proyecto correctamente?

19 de agosto de 2015

Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto

Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido,  la gestión del alcance es una actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.

Los principales elementos que deben estar presentes en el alcance de un proyecto son los entregables y los límites del proyecto. Algunos pasos recomendados para definir estos dos elementos son:

  • Alinear los objetivos del proyecto con el alcance a través de los entregables.
  • Definir los entregables del proyecto mediante la herramienta de estructura desagregada de trabajo o ‘WBS’ (Work Breakdown Structure).
  • Revisar la lista de requerimientos funcionales de los clientes, así como, los requerimientos técnicos
  • Realizar sesiones de trabajo con el patrocinador del proyecto y el grupo de interesados o ‘stakeholders’, en caso de existir discrepancias entre los objetivos y los entregables.
  • Definir las fronteras del proyecto, como por ejemplo: áreas impactadas, áreas relacionadas, interfaces con sistemas de información existentes, tipo de datos requeridos, etc.
  • Definir las condiciones que están fuera del alcance del proyecto.
  • Validar el alcance del proyecto con los clientes finales, grupo de interesados y patrocinador.
  • Verificar que los recursos financieros y humanos asignados al proyecto sean suficientes.

Una correcta definición del alcance permite:

  • Establecer las expectativas de los ‘stakeholder’
  • Identificar las interfaces técnicas y funcionales del proyecto con el resto de la organización y sus clientes
  • Establecer por parte del gerente del proyecto, compromisos alcanzables y definición precisa de los recursos necesarios
  • Planificar detalladamente las actividades a ejecutar y representarlas en el Plan del Proyecto.

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