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¿Cómo convencer a empleados escépticos para adoptar una nueva tecnología?

23 de febrero de 2016

Siempre habrá personas adaptadas a su rutina, y que simplemente no quieren cambiar. Esta actitud persiste mientras la organización lo permita.

Implementar nuevas tecnologías en las organizaciones puede aumentar la productividad, impulsar las ventas y ayudarnos a tomar mejores y más rápidas decisiones. Sin embargo, el desafío habitual es conseguir que los empleados las adopten.

¿Qué podemos hacer para conseguir una adopción más rápida? ¿Cómo podemos incentivar y recompensar a los empleados que las utilizan? ¿Debemos reprender a aquellos que no lo hacen?

¿Qué dicen los expertos?

De acuerdo con un estudio del MIT Sloan Management Review y Capgemini Consulting, la gran mayoría de líderes cree que “la transformación digital es fundamental” para sus organizaciones. Sin embargo, el 63% opina que el ritmo del cambio tecnológico en sus puestos de trabajo es demasiado lento, principalmente debido a una “falta de urgencia” y a una mala comunicación sobre los beneficios estratégicos de las nuevas herramientas tecnológicas.

“Los empleados necesitan comprender por qué (las nuevas tecnologías) van a mejorar su situación actual”, nos dice Didier Bonnet, coautor de Líder Digital .

“El trabajo de un líder es ayudar a las personas a cruzar el puente: conseguir que se sientan cómodos con la tecnología, conseguir su uso habitual, y ayudarlas a entender cómo mejorará su vida.”

Los líderes deben estar preparados para encontrarse con:

  •  Personas que no conocen la tecnología y
  • Detractores cuya reacción instintiva es oponerse a cualquier novedad.

Siempre habrá personas adaptadas a su rutina, y que simplemente no quieren cambiar.  Sin embargo, esta actitud persiste mientras la organización lo permita.

A continuación, algunas ideas para fomentar la adopción de nuevas tecnologías:

1. Elegir la tecnología sabiamente

Cuando adquirimos una nueva tecnología, ya sea un CRM o un software para gestionar los tiempos de los empleados, hemos de hacerlo pensando en los intereses de nuestro equipo. La funcionalidad es crítica, pero también lo es la facilidad de uso. “Si su objetivo es una alta tasa de adopción dentro de la organización, asegúrese de que está eligiendo el sistema más accesible y más intuitivo posible”, dice Mankins.

2. Exponer el cambio en términos de cómo mejorará la vida de cada persona

Persuadir a nuestro equipo para que adopte una nueva tecnología requiere presentar una visión convincente de lo que es y lo que va a hacer dicha tecnología. En primer lugar, debemos demostrar qué ofrece el nuevo servicio: “beneficios económicos y racionales tanto para la organización y las personas”, según Mankins.

Nuestros empleados deben comprender su utilidad,  ¿va a permitir a nuestros vendedores cumplir más rápido sus objetivos – lo que les dará oportunidad de ganar más dinero? O ¿aumentará la productividad de tal manera que reducirá su trabajo de fin de semana? El mejor argumento para adoptar una nueva tecnología es “de qué manera va a mejorar la vida de las personas”, explica Mankins.

3. Brinde diversas modalidades de formación

Debido a que la familiaridad y el interés en la tecnología digital varía ampliamente entre los empleados, el esfuerzo para la capacitación debe reflejar esas diferencias.

Algunos empleados lograrán adoptar la tecnología con tan solo una sesión de formación online, mientras que otros pueden necesitar un poco más de dedicación y apoyo mediante coaching personal. Valide qué modalidades de capacitación funcionan para qué audiencias, dependiendo de sus perfiles y necesidades.

Durante la fase de formación, es importante predicar con el ejemplo. Demuestre que usted está invirtiendo tiempo en aprender el nuevo sistema.

4. Consiga influencers o power users internos

En las primeras etapas de la puesta en marcha, el foco debe ser  conseguir “una red de promotores” adaptados a la nueva tecnología para que puedan entrenar a otros.

Este grupo de evangelistas no debe limitarse sólo a los techies o a aquellos que están más interesados en la tecnología. Se necesita contar con las personas capaces de trabajar horizontalmente en la organización y que tienen buenas habilidades de comunicación y trabajo en equipo.

Lo más importante no es conseguir usuarios que las adopten rápidamente, en cambio sí que lo hagan los más influyentes.

5. Resalte pronto los logros obtenidos

Una vez que los empleados comienzan a utilizar la tecnología de manera notable, llame la atención sobre el impacto positivo que está teniendo en la organización. “La difusión de los logros rápidos ayuda a difundir las razones para el cambio” y alienta su adopción.

También hay hacer hincapié en los beneficios individuales. Apóyese de especialistas en comunicaciones para difundir estos mensajes.

6. Premie el comportamiento deseado

“Recompensar el comportamiento que desea ver es mucho más eficaz que penalizar el comportamiento no deseado”, dice Mankins.

Definir una estrategia de reconocimiento (no necesariamente atada a dinero) resulta muy positivo en proyectos de esta naturaleza. Por ejemplo, resaltar a los early adopters en boletines de la empresa, hacer una actividad deportiva o recreativa fuera las instalaciones de la empresa, entre otros.

7. Considera posibles sanciones como último recurso

Si sigue teniendo dificultades para conseguir adopción tecnológica, considere instituir sanciones por falta de uso. En un momento determinado, la falta de adopción podría convertirse en un tema de productividad. Digamos, por ejemplo, que los miembros de nuestro equipo de ventas son especialmente resistentes a la nueva tecnología. Mankins sugiere diciéndoles  que “sólo los datos introducidos en el nuevo sistema contarán para lograr su objetivo”. A pesar de que sanciones como estas pueden ser eficaces, deben utilizarse como último recurso, ya que son un instrumento contundente y  refuerzan la idea de que adoptar la nueva tecnología pudiera ser tediosa.

Resumen: Principios importantes

Qué Hacer

• Ganar los corazones y las mentes, haciendo hincapié en cómo la nueva tecnología beneficia a la organización y mejora la vida de los empleados
• Animar la adopción recompensando a los empleados de manera que sea más importante para ellos
• Convertir la nueva tecnología en la rutina y ritmo de la jornada de trabajo tan pronto como sea posible

Qué No Hacer

• Pasar por alto la importancia de conseguir a los empleados más influyentes se involucren al principio del proceso, nos ayudará a atraer a los demás
• Aceptar una penalización a los empleados que no adopten la nueva tecnología, las sanciones deben ser el último recurso si los incentivos y las recompensas no funcionan

 

Tomado, traducido y adoptado de: HBR. Convincing Skeptical Employees to Adopt New Technology

Anabella Laya

@henkaconsulting

Gerente de Mercadeo, Consultora en Gestión de Cambio, Comunicadora Social

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