public2

¿Cómo comunicar un cambio de fecha de Go Live?

6 de febrero de 2015

Los cambios de fecha en proyectos suceden con frecuencia. Esto no tiene que descarrilar tu iniciativa. Puede ser una oportunidad para revisar (o crear) planes de comunicación, gestión de riesgos y de gestión del cambio,

Tu fecha de go live o arranque en productivo del proyecto cambió.  ¿Y ahora qué?

Independientemente de las razones que hayan motivado el cambio, hay seis pasos que deben seguirse para comunicarlo efectivamente:

1. Considera el contexto.
Es importante tener en cuenta el contexto en que se produce el cambio. Si es temprano en el ciclo de vida del proyecto,  lo más probable es que el cambio no sea crítico porque hay tiempo suficiente para ajustar el plan  Sin embargo, puede minar la confianza de la gente en el proceso de planificación del proyecto. Por otro lado, si el proyecto ya está bastante avanzado, hay que aclarar los impactos que esto genera, sobretodo en los beneficios que se prometieron en las primeras etapas del proyecto.
2. Considera la audiencia.
Al igual que con cualquier comunicación, primero se debe considerar su público. ¿Quién va a recibir esta comunicación? En la mayoría de los casos, tendrás varios grupos, entre ellos los interesados en el proyecto, los miembros del equipo del proyecto y otros afectados por el proyecto. Cada grupo tiene sus propias necesidades y hay que que considerar cómo el cambio impacta a cada uno.

3. Crea el mensaje.
Es crucial ser claros y consistentes sobre el mensaje que se está comunicando. ¿Cuál es la razón para el cambio? ¿La fecha posterior ayudará a hacer el proyecto más exitoso dando más tiempo para cumplir con requerimientos? ¿O el cambio es debido a un tema de presupuesto y disponibilidad de recursos?

Sé cuidadoso con tener un mensaje “oficial” que sea diferente al “verdadero”. Muy a menudo, la verdadera razón se conoce en la organización de todos modos. La honestidad es la mejor política.

El mensaje debe ser claro y conciso, no más de un par de frases y debe ser adaptado a cada público: “aquí está la razón del cambio, y así es cómo afecta a usted.”

4. Elige un portavoz.
El emisor depende de la estrategia y plan de comunicación del proyecto, así como también de la audiencia. Por ejemplo, si el patrocinador del proyecto comunica regularmente el estatus para el comité del proyecto y el director del proyecto por lo general se comunica con el resto de la organización, entonces esas personas deben comunicar el cambio a sus respectivas audiencias como parte de las actualizaciones de estatus regulares.

Si ha habido poca comunicación sobre el proyecto, puede hacer de esta comunicación la primera de una serie de actualizaciones regulares del proyecto. El patrocinador del proyecto podría introducir la primera actualización y luego el director del proyecto u otra persona designada podría continuar con las siguientes actualizaciones.

5. Considera cómo se comunicará el mensaje.
Hay muchas maneras en las que puedes comunicar el cambio. Lo ideal es seguir el proceso que se haya definido en el plan de comunicación del  proyecto y también tener en cuenta que la forma en la que se comunica el mensaje es tan importante, si no más, que lo que se comunica.

Por ejemplo, si se define una reunión especial de toda la empresa para anunciar el cambio de fecha, las personas tendrán la sensación de que el cambio es una gran cosa. Por otro lado, si lo que se desliza en la última línea de una actualización del proyecto que consigue en un sitio web rara vez visitado, las personas pueden o no ver o pensar que usted está tratando de ocultarlo.

Si el mensaje se comunica en persona, hay que prestar cuidado al lenguaje no verbal del emisor, como el contacto visual, la expresión facial y el tono de voz. Estos elementos no verbales deben transmitir sinceridad, la confianza y la empatía.

6. Haz seguimiento después de la comunicación.
Es importante que haya un seguimiento frecuente después de la comunicación para garantizar que las personas recibieron el mensaje y para responder a cualquier pregunta o preocupación. Sus comentarios nos ayudarán a determinar qué y cómo debe comunicarse la próxima actualización. Los canales informales de comunicación son valiosos aquí porque la gente puede ser más abierta sobre sus percepciones del proyecto cuando están, por ejemplo, en el estacionamiento que cuando están en reuniones de estatus formales.

Los cambios de fecha en proyectos suceden con frecuencia. Esto no tiene que descarrilar tu iniciativa. Puede ser una oportunidad para revisar (o implementar) planes de comunicación, acciones de mitigación de riesgos y de gestión del cambio,

Y tú, ¿has tenido que comunicar un cambio de fecha?, ¿cómo lo has hecho?

Anabella Laya

@henkaconsulting

Gerente de Mercadeo, Consultora en Gestión de Cambio, Comunicadora Social

Ver todas las entradas de Anabella Laya