Las personas pueden hacer los proyectos mucho más complicados si no saben qué esperar. Sin embargo, no se les puede culpar, la mayoría de las personas están programadas para temer el cambio a un cierto nivel y eso definitivamente no cambia cuando se trata de implementaciones ERP. Los temas relativos a la gente son frecuentemente los aspectos más difíciles de una implementación de ERP. El software y otros aspectos técnicos típicamente no son tan complejos como los relacionados con la adopción de los colaboradores.

Para complicar aún más las cosas, la mayoría de los consultores técnicos de ERP y las organizaciones implementadoras no saben mucho acerca de cómo manejar estas complejidades. Con el enfoque y la guía adecuados, tú y tu equipo serán capaces de navegar efectivamente a través de estos desafíos.

A continuación te presentamos las cinco mejores estrategias para la capacitación de ERP y la adopción de los colaboradores:

1. Empieza con los procesos de negocio.

Muchos vendedores de ERP te dirán que tus procesos de negocio no importan porque su software te dirigirá en cuanto a cómo manejar tu negocio. Esto no es cierto. Los sistemas ERP actuales son muy flexibles y robustos como para asumir que proveerán respuestas en cuanto a los procesos de negocio. Necesitas definir tus procesos de negocio y tus flujos de trabajo, así como también debes identificar las oportunidades de reingeniería en tus procesos de negocio. El software llenará los vacíos en los detalles de exactamente cómo estos procesos van a ser llevados a cabo, pero la funcionalidad del software no es sustituto a tomarte el tiempo para mapear tus procesos. Solo entonces, tu podrás ayudar a migrar a tus colaboradores del estado actual (as-is) al estado futuro (to-be).

2. Identifica los impactos del cambio para esos nuevos procesos de negocio.

Una vez que los futuros procesos de negocio han sido definidos, es importante resaltar las brechas entre los profesos as-is y los to-be para cada uno de los grupos de trabajo en tu organización. Esto ayudará a tus colaboradores a conectar los puntos entre cómo funcionan las cosas ahora y cómo funcionarán en el futuro. Se necesita que los colaboradores entienden cómo el sistema afectará sus roles y responsabilidades de trabajo antes que se adopten los nuevos procesos del nuevo sistema.

3. Empieza a capacitar bien antes de las capacitaciones de usuarios finales.

Hay una común y errada asunción en la industria de que la capacitación de usuarios finales debe darse semanas antes de la salida en vivo y que esto será suficiente para que los colaboradores se sientan cómodos con el cambio. Esta asunción puede socavar tu iniciativa de software, por lo que es importante hacerlo bien. Por el contrario, los colaboradores deben recibir múltiples rondas de entrenamiento de procesos de negocio, roles organizacionales y responsabilidad antes de entrenarse en el nuevo sistema. La capacitación de usuarios finales simplemente debe reforzar los aspectos específicos de lo que ya se sabe, entender y aceptar el nuevo sistema en vez de servir como el foco principal organizacional de gestión de cambio.

4. Asume siempre que has invertido menos en la gestión de cambio organizacional y capacitación.

Algunas iniciativas son ciertamente mejores que otras, pero nunca se invierte mucho tiempo o dinero en la adopción de los colaboradores. En vez de evaluar maneras de guardar parte del presupuesto al disminuir las actividades de cambio organizacional, será mucho mejor que veas las formas de invertir más en las iniciativas dirigidas a la gente. Esto permitirá disminuir tus costos en general e incrementar el ROI a largo plazo.

5. Asegúrate de que el equipo ejecutivo y gerencial estén a bordo.

Nada importa mucho realmente si los ejecutivos y los gerentes no están a bordo. Tu proyecto fracasará sin esto. Es vital que tu equipo de cambio organizacional trabaje duro en asegurarse que la gerencia entienda los compromisos de tiempo para lograr que el proyecto sea exitoso, ayuda a proveer los recursos necesarios para el proyecto y hace que las decisiones estratégicas importen. Un plan de gestión de cambio organizacional efectivo debe incorporar este importante aspecto.

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Haz clic aquí para ver el artículo original escrito por Eric Kimberling