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4 claves para desarrollar una estrategia de comunicaciones efectiva para cambios tecnológicos

3 de febrero de 2016

Nuestro reto como comunicadores del cambio: que la audiencia pueda identificarse con mensajes claros, precisos y con un discurso fresco y diferente.

Cuando se diseña una estrategia de comunicaciones para un proyecto de cambio tecnológico, se deben considerar varios aspectos que determinan el valor que la misma agrega a esta iniciativa y cómo la va a soportar a lo largo de todas sus fases.

No se trata sólo de identificar las audiencias y definir los medios a través de los cuales llegaremos a ellas: es un proceso delicado que requiere de análisis, planificación y entendimiento de las razones por las cuales el proyecto de tecnología se va a ejecutar.

Si partimos de la premisa que este tipo de proyectos no son sólo una responsabilidad del Área de Tecnología, sino que se desprenden de una necesidad real del negocio; entendemos entonces que tienen una relación directa con la estrategia de la organización, su visión y misión y los objetivos estratégicos que desea alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Podemos ver un ejemplo de esto en una estrategia diseñada para uno de nuestros clientes, dirigida a estudiantes de pregrado con motivo de la implementación de la herramienta SAP:

Clave # 1: Generar una visión compartida del proceso de cambio

Debemos iniciar dando la información básica para que nuestra audiencia se ubique en contexto, ya que seguramente se están preguntando ¿Qué está pasando? ¿Qué herramienta están implementando? ¿De qué se trata? ¿Para qué?

Por ejemplo:

 

De esta manera aseguramos que estamos enviando un mensaje estándar y lo suficientemente claro para que se genere una misma visión de las razones del cambio; posicionamos a nuestra iniciativa y la anclamos a estas razones: ¿Qué buscamos? ¿Mayor eficiencia? ¿Dar un mejor servicio? ¿Integrar los procesos de negocio?

Clave # 2: Resaltar los beneficios que traerá el cambio para nuestra audiencia

Si, se trata de una implementación de un nuevo sistema, pero nuestra misión como garantes del proceso de cambio debe ser que nuestra audiencia precisamente no tenga esa apreciación.

Una implementación de este tipo busca hacer los procesos de negocio más eficientes, instaurar mejores prácticas, tener información en tiempo real y datos más robustos, crear una visión de procesos integrados en la organización y como fin último busca tener un impacto positivo en el día a día de los colaboradores o clientes de la organización.

Por ejemplo:

 

Estas implementaciones traen numerosos beneficios y privilegios a diferentes grupos de interés. Cuando nos enfocamos en uno de ellos explotamos al máximo los que sean de mayor visibilidad e interés o aquellos que van a solucionar algún problema o dificultad actual y que por lo tanto serán bien recibidos.

Clave #3: Crear una experiencia inolvidable, de alto impacto

Las acciones que pueden proporcionar una experiencia a los usuarios finales suelen ser muy exitosas, ya que nos ayudan no sólo a sensibilizarlos aún más sobre el objetivo, alcance y beneficios de la implementación, sino que permiten la interacción con la herramienta y generar un primer “momento de verdad”.

Conocer el nuevo sistema, ver cómo luce, cómo se navega es fundamental para que el usuario pierda el miedo a lo desconocido y podamos eliminar los paradigmas típicos: “debe ser más complicado que antes” “seguramente no voy a entender nada” “creo que va a ser un proceso más largo y dispendioso”.

Por ejemplo:

Aprovechemos la oportunidad de mostrar al menos uno de los procesos clave que estarán soportados por la nueva herramienta. Creemos un ambiente agradable para que nuestra audiencia quiera acercarse, se interese y pregunte.

Clave # 4: Diseñar campañas innovadoras, atractivas y cercanas

Una iniciativa tan importante para una organización como lo es implementar un ERP o nueva herramienta tecnológica que soporte los procesos de negocio, debe tener como respaldo una campaña pensada para quienes se verán impactados y beneficiados con un proyecto de esta magnitud.

Retemos nuestra capacidad para hacer cosas diferentes, innovadoras y que nos permitan conectarnos con la realidad y necesidades de quienes realizan diariamente los procesos. Nuestro reto: que la audiencia pueda identificarse con mensajes claros, precisos y con un discurso fresco y diferente.

Si podemos ofrecer reconocimientos o premios a quienes participen de las actividades clave del proyecto o la campaña, tendremos voceros válidos que hablarán por la iniciativa y darán visibilidad de sus avances y logros.

Por ejemplo:

Karelya Sosa

@karelyasosa

Gerente de Consultoría

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