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10 maneras de no caer en la “zona de pánico” durante un proceso de cambio tecnológico

19 de febrero de 2016

La “zona de pánico” es el lugar donde vive la incredulidad y el miedo detiene toda acción. Es el lugar en el cual el descontento crece y si no se controla, el proyecto del nuevo ERP muere.

Así que pasaste el año pasado preparándote para el lanzamiento de nuevo sistema ERP…

El equipo proyecto ha hecho su trabajo, tú invertiste en entrenar a “súper usuarios” y usuarios finales, y has informado al resto del equipo sobre los próximos cambios que surgirán a propósito de la implantación del nuevo sistema, pero la euforia no dura para siempre. Prácticamente  pocas semanas después del lanzamiento empiezas a escuchar a las personas quejándose. Rápidamente escala y se convierte en un tsunami de descontento. Los pesimistas empiezan con comentarios como “Te dije que esto no funcionaría”, “Si tan solo me hubiesen escuchado”, “¿qué estaban pensando?”.

Asumiendo que incluiste gestión de cambio en tu plan de proyecto, sabes que implementar un sistema ERP tiene el potencial de ser un cambio bastante disruptivo. Cuando saliste en vivo con el nuevo sistema ERP, la gente salió de su zona de confort y como líder de cambio acompañando una nueva implementación de ERP, debes trabajar muy duro para mitigar la inclinación de moverse directamente desde la “zona de confort” hacia la “zona de pánico.

La “zona de pánico” es el lugar donde vive la incredulidad y el miedo detiene toda acción. Es el lugar en el cual el descontento crece y si no se controla, el proyecto ERP muere.

Lo ideal es que tu equipo esté temporalmente en la “zona de incomodidad”: el lugar donde la anticipación y la emoción viven; donde te sientes retado, creces y aprendes; donde haces preguntas, buscando continuamente mejorar. Es allí donde los líderes ganan sus “rayas”.

Si sientes que tu equipo va en el camino a la “zona de pánico”, hay muchos pasos que puedes tomar para poner a tu equipo de vuelta en el camino y alinear a las tropas .

Tu meta es minimizar y mitigar las personas resistentes al cambio y comprometerte tú mismo a apoyar la transición al nuevo sistema.

A continuación te presentamos 10 cosas que tú y tu equipo de trabajo necesitan hacer para mitigar los impactos del cambio tecnológico en la gente:

1. Escucha

Compromete a los colaboradores a identificar las causas del descontento.

2. Rearticula la visión y las metas

Ayuda a tu equipo a entender por qué se decidió implementar un nuevo sistema ERP. Debes repetir este mensaje varias veces para que sea creído y escuchado.

3. Sé honesto

Reconoce que el cambio es incómodo. Sé real y hazle saber a las personas que tú te estas retando al ir hacia a la “Zona de la incomodidad temporal” y que ellos también necesitan hacerlo.

4. Mantente enfocado

Sé fiel a tu estrategia y procesos.

5. Compromete a tus agentes de cambio

Selecciona a las personas, a fin de tener una vía de doble comunicación.

6. Acoge a los negativos

No los aisles. Conviértelos en defensores y evangelistas.

7. Entrena usuarios finales

Identifica las brechas en la capacitación y muévete rápidamente para rectificar.

8. Celebra los “quick wins”

Reconoce los logros de cada uno de los departamentos. Usa cada medio de comunicación disponible para celebrar y anunciar los logros e incluye testimoniales de usuarios finales. El aval de terceros, dará credibilidad.

9. Reitera los KPIs funcionales

Asegura que cada departamento conozca cuáles son sus indicadores de desempeño (KPIs) para el nuevo sistema ERP.

10. Sé visible

Sal de tu oficina y asiste a las reuniones de las diversas áreas de tu organización, haz preguntas y sé accesible para tener conversaciones cara-a-cara en privado con quien lo necesite.

Hay más acciones que puedes tomar pero empezar con estas diez te colocará a ti como líder en posición de recuperar tu momento, mientras ayuda a tu equipo a mantenerse enfocado en la visión y objetivos de la implementación del ERP, lo que seguramente incluye el retorno del compromiso, haciendo a tus empleados más eficientes, productivos y ojalá más satisfechos con sus trabajos.